Điều 4. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ; sưu tầm tài liệu lưu trữ và tiếp nhận quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tư
1. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ thu nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh bao gồm: Hồ sơ, tài giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phối hợp tham mưu Sở Nội vụ kế hoạch thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
2. Sưu tầm tài liệu lưu trữ
Việc thực hiện sưu tầm tài liệu lưu trữ phải bảo đảm đúng nguyên tắc, đối tượng, phương thức và trình tự theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh rà soát các phông lưu trữ của tỉnh bị khuyết, thiếu và các tài liệu có ý nghĩa phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, xã hội, … của tỉnh, xây dựng kế hoạch sưu tầm tài liệu lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ ban hành và triển khai thực hiện.
3. Tiếp nhận, quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tư
Việc tiếp nhận, quản lý, lưu trữ tài liệu lưu trữ tư vào Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh thông qua các phương thức: Tặng cho Nhà nước, ký gửi, mua bán tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt theo thẩm quyền và phạm vi quản lý tài liệu lưu trữ.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giúp Sở Nội vụ tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận tài liệu lưu trữ tư được tặng cho, ký gửi, mua tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt theo thẩm quyền; quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tư theo quy định của Luật Lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan.