Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng đăng ký đất đai
1. Chủ trì, phối hợp cùng các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trong việc thực hiện đăng ký đất đai và đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
2. Gửi văn bản lấy ý kiến đến các sở, ban, ngành trong trường hợp cần thiết để sở, ban, ngành chức năng cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời làm căn cứ để xác định điều kiện cấp Giấy chứng nhận.
Trường hợp không đủ điều kiện hoặc chưa đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận kể từ khi nhận được ý kiến phản hồi của các sở, ban, ngành. Văn phòng đăng ký đất đai phải thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cho người yêu cầu đăng ký được biết hoặc yêu cầu hoàn thiện các thủ tục cần thiết để được cấp Giấy chứng nhận.
3. Cung cấp thông tin địa chính đầy đủ, kịp thời cho cơ quan thuế, cơ quan tài chính đối với các trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính.
4. Phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã khi thực hiện thủ tục: Đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người nhận chuyển quyền đối với trường hợp đã chuyển quyền sử dụng đất trước ngày 01 tháng 8 năm 2024 mà thửa đất đó đã có Giấy chứng nhận và bên nhận chuyển quyền sử dụng đất chỉ có Giấy chứng nhận đã cấp cho thửa đất kèm theo giấy tờ về việc nhận chuyển quyền sử dụng đất hoặc chỉ có hợp đồng, văn bản về chuyển quyền sử dụng đất đã lập theo quy định nhưng chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền theo quy định; Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với thửa đất có diện tích tăng thêm do thay đổi ranh giới so với Giấy tờ về quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận đã cấp; Cấp Giấy chứng nhận cho người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định tại điểm h khoản 1 Điều 28 của Luật Đất đai.
5. Cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai do cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh chuyển đến đảm bảo đúng, đầy đủ, kịp thời.
6. Đối với thủ tục giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất: Phối hợp cung cấp thông tin về cơ sở dữ liệu đất đai, lập trích lục bản đồ địa chính thửa đất (đối với nơi đã có bản đồ địa chính) theo quy định khi nhận được văn bản đề nghị; kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo bản đồ địa chính hoặc thực hiện trích đo bản đồ địa chính (đối với nơi chưa có bản đồ địa chính) theo đề nghị của cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh để thực hiện thủ tục giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất.
Thực hiện xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp (Đối với trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất); cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai và chuyển Giấy chứng nhận cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để trao cho người sử dụng đất khi nhận được quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất và hồ sơ do người sử dụng đất nộp đảm bảo thời gian quy định. Trường hợp cấp mới Giấy chứng nhận thì thực hiện theo trình tự giải quyết thủ tục hành chính kể từ khi nhận được hồ sơ do cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh chuyển đến.
7. Hàng tháng thống kê danh sách hồ sơ đến hạn hoặc quá thời hạn của cơ quan, đơn vị có liên quan để đối chiếu, phối hợp, đôn đốc và nhắc nhở đẩy nhanh tiến độ thực hiện, đảm bảo thời gian quy định.
8. Cấp phát, điều chuyển phôi Giấy chứng nhận cho cơ quan thực hiện in Giấy chứng nhận theo quy định khi nhận được văn bản về nhu cầu nhận phôi Giấy chứng nhận, Văn phòng Đăng ký đất đai thông báo thời gian cụ thể nhận phôi cho cơ quan in Giấy chứng nhận.
Định kỳ hàng năm, Văn phòng đăng ký đất đai phải bàn giao phôi giấy đã in hoặc viết bị hư hỏng trong năm cho cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh để tổ chức tiêu hủy theo quy định; việc bàn giao phôi hư hỏng phải lập thành biên bản.