Điều 19. Kiểm tra đối chiếu trong thanh toán chuyển tiền điện tử:
1. Kiểm tra đối chiếu giữa người phát lệnh và Ngân hàng A:
a. Khi nhận được Lệnh chuyển tiền hoặc Lệnh huỷ bằng chứng từ điện tử, Ngân hàng A phải kiểm tra, kiểm soát kỹ các yếu tố của chứng từ điện tử đặc biệt là ký hiệu mật, chữ ký điện tử và các mã khoá bảo mật trên chứng từ điện tử đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Nếu người phát lệnh nộp chứng từ bằng giấy, Ngân hàng A phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nếu phát hiện có sai sót trên chứng từ, Ngân hàng A phải trả lại chứng từ cho người phát lệnh.
b. Đối với Lệnh chuyển Có, Ngân hàng A còn phải kiểm tra khả năng thanh toán của người phát lệnh khi thực hiện các Lệnh chuyển Có. Đối với Lệnh chuyển Nợ, Ngân hàng A phải kiểm tra hợp đồng chấp nhận chuyển Nợ; nếu không thoả mãn các yêu cầu này thì phải trả lại Lệnh chuyển tiền.
c. Khi Ngân hàng A thông báo đã thực hiện Lệnh chuyển tiền, người phát lệnh phải kiểm tra lại giữa thông báo của Ngân hàng và Lệnh chuyển tiền của mình lập có đúng không. Nếu có sai lầm phải báo ngay cho Ngân hàng A biết. Mặt khác thường xuyên đôn đốc khách hàng đối chiếu số liệu trên Tài khoản tiền gửi thanh toán cũng như đối chiếu các lệnh chuyển tiền đã thực hiện trong kỳ để có sự xác nhận về tính chính xác của số liệu trên tài khoản tiền gửi thanh toán.
2. Kiểm tra đối chiếu thanh toán giữa người nhận lệnh và Ngân hàng B:
a. Khi nhận được Lệnh chuyển tiền hoặc Lệnh huỷ, Ngân hàng B phải thông báo cho người nhận biết.
b. Phải thường xuyên thông báo và đối chiếu số liệu trên tài khoản tiền gửi cũng như các Lệnh chuyển tiền đã nhận được của người nhận lệnh.
3. Đối với thanh toán giữa các Ngân hàng khác hệ thống.
a- Tại Ngân hàng gửi lệnh:
- Ngân hàng gửi lệnh phải có trách nhiệm xác nhận hoặc trả lời tra soát theo yêu cầu của Ngân hàng nhận lệnh.
- Cuối ngày, Ngân hàng gửi lệnh phải thông báo các Lệnh chuyển tiền và Lệnh huỷ (nếu có) đã gửi đi trong ngày theo từng Ngân hàng nhận lệnh, sau đó chuyển tới Ngân hàng nhận lệnh để đối chiếu và chỉ khi nhận được thông báo không có sai sót của tất cả các Ngân hàng nhận lệnh mới được kết thúc việc đối chiếu chuyển tiền điện tử.
- Trường hợp Ngân hàng gửi lệnh đã truyền Lệnh chuyển tiền hoặc Lệnh huỷ nhưng Ngân hàng nhận lệnh chưa nhận được thì phải kiểm tra xác nhận lại chính xác và Ngân hàng A tiến hành truyền lại Lệnh chuyển tiền. Trên Lệnh chuyển tiền hoặc Lệnh huỷ này phải ghi rõ là chuyển lần thứ mấy để tránh thực hiện nhiều lần.
- Trường hợp phát hiện có Lệnh chuyển tiền, Lệnh huỷ bị giả mạo hoặc bị sửa chữa, thì phải phối hợp với Ngân hàng nhận lệnh để xử lý Lệnh chuyển tiền và Lệnh huỷ giả mạo này đồng thời tiến hành các biện pháp để thu hồi tài sản đã bị thất thoát. Rà soát lại quy trình chuyển tiền điện tử, tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời các trường hợp này. Mặt khác thay đổi các biện pháp xử lý và bảo mật để đảm bảo an toàn tài sản.
- Nếu phát hiện sai sót thì xử lý theo Điều 15 của Quy chế này.
- Thường xuyên đối chiếu số liệu với các Ngân hàng nhận lệnh về các Lệnh chuyển tiền đã thực hiện.
b. Tại Ngân hàng nhận lệnh:
- Kiểm tra lại ký hiệu mật, chữ ký điện tử, các mã khoá bảo mật chuyển tiền điện tử và các yếu tố trên Lệnh chuyển tiền hoặc Lệnh huỷ nhận từ Ngân hàng gửi lệnh. Nếu phát hiện có sai sót hoặc nghi có sai sót thì phải điện tra soát ngay Ngân hàng gửi lệnh.
- Đối với những khoản chuyển tiền giá trị cao, Ngân hàng nhận lệnh phải yêu cầu Ngân hàng gửi lệnh xác nhận lại.
- Cuối ngày, khi nhận được thông báo các Lệnh chuyển tiền và Lệnh huỷ (nếu có) đã gửi trong ngày của Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng nhận lệnh phải đối chiếu thông báo này với các Lệnh chuyển tiền và Lệnh huỷ (nếu có) đã nhận được trong ngày từ Ngân hàng gửi lệnh để kiểm tra lại. Nếu khớp đúng thì thông báo lại cho Ngân hàng gửi lệnh biết. Nếu sai phải phối hợp với Ngân hàng gửi lệnh để xác minh và xử lý.
- Trường hợp phát hiện có Lệnh chuyển tiền hoặc Lệnh huỷ giả mạo hoặc bị sửa chữa, thì phải phối hợp với Ngân hàng gửi lệnh để xử lý Lệnh chuyển tiền giả mạo, tiến hành các biện pháp để thu hồi tài sản nếu bị thất thoát và tìm nguyên nhân. Đồng thời thay đổi lại các biện pháp bảo mật đảm bảo an toàn tài sản.
- Nếu phát hiện có sai sót trên Lệnh chuyển tiền thì xử lý theo điều 15 của Quy chế này.
- Thường xuyên đối chiếu tài khoản thanh toán với Ngân hàng gửi lệnh về các Lệnh chuyển tiền đã thực hiện.
4. Việc kiểm soát, đối chiếu và thành toán trong từng hệ thống Ngân hàng do Tổng Giám đốc, Giám đốc hệ thống Ngân hàng đó quy định.
5. Việc cấp phát, sử dụng và bảo quản ký hiệu mật, chữ ký điện tử và các khoá bảo mật trong chuyển tiền điện tử phải đảm bảo an toàn tài sản.
a. Việc cấp phát, sử dụng và bảo quản ký hiệu mật, chữ ký điện tử và các khoá bảo mật trong chuyển tiền điện tử giữa Ngân hàng thương mại và Ngân hàng Nhà nước do Ngân hàng Nhà nước quy định.
b. Việc cấp phát, sử dụng và bảo quản ký hiệu mật, chữ ký điện tử và các khoá bảo mật trong chuyển tiền điện tử giữa các đơn vị trong cùng hệ thống Ngân hàng do Tổng giám đốc, Giám đốc hệ thống Ngân hàng quy định.
c. Đối với hai Ngân hàng khác hệ thống có quan hệ trong thanh toán chuyển tiền điện tử thì phải có thoả ước giữa hai Ngân hàng về việc cấp phát, sử dụng và bảo quản ký hiệu mật, chữ ký điện tử và khoá bảo mật trong chuyển tiền điện tử.
d. Trong mọi trường hợp thay đổi nhân viên giao dịch, phải thay đổi lại ký hiệu mật, chữ ký điện tử và các khoá bảo mật mà người thay đổi đã quản lý và sử dụng. Việc cấp phát, sử dụng và bảo quản ký hiện mật, chữ ký điện tử, mã khoá bảo mật phải đảm bảo hết sức chặt chẽ.
e. Người được giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật, chữ ký điện tử, mã khoá bảo mật phải đảm bảo bí mật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu để lộ ra, kẻ gian lợi dụng gây thiệt hại tài sản.