Điều 53. Trách nhiệm của cán bộ, viên chức làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức
1. Cán bộ, viên chức làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức phải là người thuộc Bộ phận Tổ chức cán bộ, Quản lý nhân sự, có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm, trung thực, có trình độ học vấn và nghiệp vụ cần thiết về quản lý lưu trữ, có ý thức tổ chức kỷ luật, lịch sử gia đình và bản thân rõ ràng.
Khi cán bộ, viên chức quản lý hồ sơ chuyển sang công việc khác phải bàn giao về nội dung công việc đang quản lý cũng như số lượng, cách sắp xếp, tra cứu của hệ thống hồ sơ cán bộ, viên chức đang quản lý, những vấn đề đang giải quyết, còn tồn tại...
2. Cán bộ, viên chức quản lý hồ sơ có nhiệm vụ:
a. Thực hiện các thủ tục tiếp nhận, chuyển giao và trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức;
b. Đề xuất chủ trương, biện pháp quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức;
c. Thực hiện kịp thời việc bổ sung các văn bản, giấy tờ, tài liệu có liên quan đến cán bộ, viên chức vào hồ sơ cán bộ, viên chức (bao gồm cả việc cập nhật vào phần mềm quản lý cán bộ, viên chức);
d. Tổ chức phục vụ tốt việc nghiên cứu khai thác hồ sơ cán bộ, viên chức, thường xuyên kiểm tra, sắp xếp hồ sơ và các tài liệu trong hồ sơ chính xác về cán bộ, viên chức;
e. Phát hiện kịp thời những vấn đề do cán bộ, viên chức tự khai chưa rõ hoặc mâu thuẫn, đảm bảo hồ sơ luôn phản ánh trung thực, rõ ràng, chính xác về cán bộ, viên chức;
f. Thực hiện nguyên tắc lưu giữ hồ sơ cán bộ, viên chức khoa học, bảo mật nhằm phục vụ cho các nghiệp vụ tra cứu, bổ sung thuận tiện và đảm bảo chỉ có những người có trách nhiệm liên quan mới được khai thác hồ sơ cán bộ, viên chức.