Điều 14. Quy trình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
1.1. Việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ: Giao Sở Ngoại vụ làm đầu mối phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg).
1.2. Việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg:
a) Hồ sơ nộp tại Sở Ngoại vụ gồm:
- Đề án hoặc kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:
+ Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo.
+ Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).
+ Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến).
+ Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo.
+ Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có).
+ Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài.
+ Nguồn kinh phí.
- Ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan đến nội dung, địa bàn tổ chức hội nghị, hội thảo (nếu có).
b) Trình tự, thời gian giải quyết:
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được văn bản đề nghị lấy ý kiến, các cơ quan trong tỉnh được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản. Nếu không trả lời thì coi như đồng ý và phải tự chịu trách nhiệm về việc đó.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Văn phòng UBND tỉnh hoàn chỉnh hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
2. Trách nhiệm tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế:
2.1. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:
a) Tiếp nhận, thụ lý hồ sơ và phối hợp với các cơ quan liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh được quy định tại khoản 3 Điều 5 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg; chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên tổng hợp, báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh theo đinh kỳ hoặc đột xuất.
b) Đối với đề nghị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các tổ chức nước ngoài thì Sở Ngoại vụ làm đầu mối lấy ý kiến các ngành liên quan và tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xém xét, quyết định theo quy trình được nêu tại điều này.
c) Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế có yếu tố nước ngoài phát sinh đột xuât thuộc thẩm quyền quyết định của Chú tịch Ủy ban nhân dân tỉnh nhưng chưa kịp xin ý kiến Ủy ban nhân dân tỉnh và không có tính chất phức tạp, nhạy cảm, Sở Ngoại vụ chủ động hướng dẫn để các cơ quan, tổ chức thực hiện và phải báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh ngay sau khi kết thúc hội nghị.
2.2. Các cơ quan tổ chức hội nghị. hội thảo quốc tế tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án hoặc kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính; gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) trong thời hạn 05 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.