Điều 7. Thủ tục xét duyệt và quản lý đoàn đi công tác nước ngoài
1. Thủ tục ra quyết định hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của Ủy ban nhân dân tỉnh đi công tác nước ngoài, gồm:
1.1. Hồ sơ nộp tại Sở Ngoại vụ gồm:
a) Văn bản của cơ quan chủ quan đề nghị cử cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài hoặc của cơ quan chủ trì tổ chức thành lập đoàn đi công tác nước ngoài, trong đó nêu rõ: nội dung, mục đích chuyến công tác; họ tên, chức vụ người được cử đi công tác nước ngoài (nêu rõ mã, ngạch, loại, bậc của công chức, viên chức nếu có yêu cầu làm hộ chiếu ngoại giao, công vụ), thời gian, nguồn kinh phí phục vụ chuyến đi;
b) Các văn bản có liên quan của các Bộ, ngành Trung ương hoặc Thư mời của tổ chức, cá nhân nước ngoài (nếu có).
Riêng cán bộ, công chức, viên chức tham gia các đoàn do Bộ, ngành Trung ương hoặc tổ chức nước ngoài mời phải xin ý kiến Uỷ ban nhân dân tỉnh trước khi đăng ký theo quy định.
c) Văn bản đồng ý hoặc tham gia ý kiến của Ban Tố chức Tỉnh ủy (Riêng hồ sơ gửi Ban Tổ chức Tỉnh ủy thực hiện Điều 6 Quyết định 386-QĐ/TU ngày 23/12/2011 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Kon Tum).
d) Văn bản của cơ quan cấp trên ngành dọc Trung ương đóng trên địa bàn cử nhân sự tham gia đoàn của tỉnh (nếu đoàn ra có sự tham gia của cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan này).
đ) Trưởng hợp sử dụng kinh phí từ nguồn ngân sách tính thì đơn vị phải có bán dự trù kinh phí cho chuyến công tác (kèm theo ý kiến thẩm định của Sở Tài chính).
1.2. Trình tự, thời gian giải quyết:
a) Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ thẩm định có văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh hoàn chỉnh hồ sơ, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định hoặc xin ý kiến Thường trực Tỉnh uỷ (qua Ban Tổ chức Tỉnh ủy - đối với cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh uỷ quản lý) và quyết định sau thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy.
2. Trách nhiệm tổ chức và quản lý đoàn đi công tác nước ngoài:
2.1. Sở Ngoại vụ:
a) Có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh tham mưu xây dựng đồ án (có mẫu kèm theo) cho đoàn đi công tác nước ngoài của lãnh đạo tỉnh. Tổng hợp báo cáo kết quả chuyến công tác ở nước ngoài cho cấp có thẩm quyền theo quy định sau 05 ngày khi kết thúc đợt công tác.
b) Là cơ quan đầu mối tiếp nhận, thụ lý hồ sơ đồ nghị cứ cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của Ủy ban nhân dân tỉnh; chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý, tổng hợp báo cáo thống kê số liệu đoàn ra của tỉnh; tiếp nhận báo cáo kết quả hoạt động ở nước ngoài của cán bộ, công chức, viên chức, các đoàn công tác của tỉnh để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh và Bộ Ngoại giao theo quy định; thực hiện quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 8 của Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 67/2011/QĐ-TTg.
2.2. Các cơ quan đề nghị cư cán bộ, công chức, viên chức ra nước ngoải phải tự chịu trách nhiệm về nhân sự đề cử. Trưởng đoàn (nếu tổ chức theo đoàn) hoặc cá nhân sau 05 ngày khi về nước, phải báo cáo bằng văn bản kết quả hoạt động ở nước ngoài về Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ ).
2.3. Đối với cơ quan ngành dọc Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, Mặt trận và các đoàn thể, các ban đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ, các huyện ủy, thành ủy, Văn phòng Đoàn Dại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh: Việc cử cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài theo chương trình của ngành dọc Trung ương, của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh hoặc theo lời mời của cơ quan, tổ chức liên quan (ngoài chương trình của Uỷ ban nhân dân tỉnh) thì cơ quan chủ quản thông báo đoàn ra gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) để phối hợp quản lý đoàn ra.
3. Quản lý hộ chiếu
3.1. Hộ chiếu ngoại giao, công vụ chỉ được sử dụng để đi công tác nước ngoài theo quyết định của cấp có thẩm quyền, tuyệt đối không được sử dụng vào mục đích khác; cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, công vụ chịu trách nhiệm cá nhân trước Thủ trưởng cơ quan và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc sử dụng hộ chiếu ngoại giao, công vụ; nộp hộ chiếu về Sở Ngoại vụ để quản lý theo quy định sau khi kết thúc công tác ở nước ngoài.
3.2. Đối với trưởng hợp mất hộ chiếu phải báo cáo ngay với Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan Công an nơi gần nhất để phối hợp xử lý, giải quyết theo quy định của pháp luật.
3.3. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh sau mỗi chuyến đi nước ngoài theo quy định tại Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; chịu trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu công vụ, hộ chiếu ngoại giao của cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh; thu hồi, chuyên cho cơ quan cấp hộ chiếu để hủy bỏ hộ chiếu đối với các trưởng hợp cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ không còn thuộc điện sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ như: nghỉ hưu, ra khỏi biên chế, chấm dứt hợp đồng lao động, bị chết, mất tích,... mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị sử dụng.
3.4. Công an tỉnh chịu trách nhiệm hướng dẫn, đề nghị cấp, gia hạn, quản lý, sử dụng hộ chiếu phổ thông của công dân trên địa bàn tỉnh; báo cáo kết quả thực hiện theo định kỳ 06 tháng và một năm gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ).