Điều 4. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Các cơ quan, tổ chức Việt Nam khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ phải thực hiện theo quy trình sau:
a) Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao và các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
b) Có tờ trình (kèm theo đề án tổ chức) trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Tờ trình và đề án được đồng gửi Bộ Ngoại giao để tổng hợp, theo dõi. Thời hạn trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
Đề án tổ chức cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo;
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);
- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến);
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;
- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);
- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài;
- Nguồn kinh phí;
- Ý kiến (bằng văn bản) của Bộ Ngoại giao và các cơ quan, địa phương liên quan.
c) Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.
d) Báo cáo Thủ tướng Chính phủ tóm tắt kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo trong phạm vi 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao để tổng hợp (mẫu số 1 kèm theo).
2. Các cơ quan khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương phải thực hiện theo quy trình sau:
a) Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
b) Có tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) trình Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương phê duyệt. Thời hạn trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
Đề án hoặc kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo;
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);
- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;
- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);
- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài;
- Nguồn kinh phí;
- Ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan (nếu có).
c) Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án đã được Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương phê duyệt; thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.
d) Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương trong phạm vi 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.
3. Tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện theo quy trình sau:
a) Có kế hoạch tổ chức trình cấp có thẩm quyền nêu tại khoản 2 Điều 3 của Quyết định này phê duyệt. Thời hạn trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.
Kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo;
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);
- Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo;
- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía nước ngoài, cơ quan phía Việt Nam, cơ quan tài trợ (nếu có);
- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu có quốc tịch nước ngoài và đại biểu Việt Nam.
Sau khi nhận được kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, cấp có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan; ra quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của các tổ chức nước ngoài hoặc trình Thủ tướng Chính phủ nếu vượt quá thẩm quyền của mình. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
b) Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
c) Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho cấp có thẩm quyền trong phạm vi 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.