Điều 5. Xử lý văn bản đến
1. Văn bản đến được phân loại như sau:
a) Văn bản phải trả lời cho nơi gửi:
- Loại A: văn bản có ghi thời hạn phải trả lời;
- Loại B: văn bản không ghi thời hạn phải trả lời;
b) Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi: loại C.
2. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ:
a) Trách nhiệm của Văn thư Bộ:
- Trình Chánh Văn phòng văn bản đến. Các văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” phải trình ngay sau khi đăng ký;
- Cập nhật ý kiến xử lý của Chánh Văn phòng vào chương trình quản lý văn bản đến hoặc sổ đăng ký văn bản đến theo quy định;
- Chuyển giao văn bản đến đơn vị, cá nhân được giao xử lý;
- Lưu văn bản mật theo quy định; lưu bản phô tô văn bản theo yêu cầu của Chánh Văn phòng hoặc Bộ trưởng.
b) Trách nhiệm của Chánh văn phòng Bộ:
- Xác định loại văn bản; ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử lý văn bản” (ban hành kèm theo Quy chế này); Đối với văn bản chuyển thẳng đến các đơn vị, ghi rõ yêu cầu thời hạn trình Bộ văn bản trả lời trong trường hợp cần thiết;
- Mở các bì thư có đóng dấu “Tuyệt mật” gửi Bộ và xử lý theo quy định;
c) Phòng Tổng hợp:
- Cập nhật ý kiến xử lý của lãnh đạo Bộ bằng chương trình quản lý văn bản chung của Bộ;
- Chuyển Văn thư Bộ những văn bản lãnh đạo Bộ nhận trực tiếp có liên quan đến công tác chỉ đạo điều hành của Bộ; những văn bản lãnh đạo Bộ chuyển cho các đơn vị xử lý;
- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trả lời các văn bản loại A, B; tổng hợp, báo cáo tại các cuộc họp giao ban hàng tháng của Bộ.
3. Trách nhiệm của lãnh đạo Bộ: ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử lý văn bản”; yêu cầu thời hạn trình Bộ văn bản trả lời trong trường hợp cần thiết.
4. Trách nhiệm của đơn vị:
a) Trách nhiệm của Văn thư đơn vị:
- Trình thủ trưởng đơn vị văn bản đến;
- Cập nhật ý kiến xử lý của thủ trưởng đơn vị vào chương trình quản lý văn bản chung của Bộ hoặc sổ quản lý văn bản đến;
- Chuyển văn bản đến tổ chức hoặc cá nhân được giao xử lý hoặc chuyển trả nơi gửi những văn bản không thuộc thẩm quyền;
- Trả Văn thư Bộ điện mật sau khi xử lý xong;
- Cập nhật kết quả xử lý văn bản loại A, B bằng chương trình quản lý văn bản chung của Bộ;
- Theo dõi kết quả xử lý các văn bản loại A, B;
- Hàng tuần thống kê kết quả xử lý văn bản đến của đơn vị để báo cáo thủ trưởng đơn vị.
b) Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị:
- Xem xét, xử lý văn bản ngay trong ngày theo đúng yêu cầu về nội dung, thời gian phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao. Đối với những văn bản gửi Bộ, đơn vị nhận được theo mục “Nơi nhận”, chỉ xử lý khi nhận được văn bản chính thức do lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng Bộ chuyển đến (văn bản có Phiếu xử lý văn bản). Những văn bản gửi trực tiếp cho đơn vị, đơn vị tự giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và chịu trách nhiệm về việc giải quyết;
- Chuyển Văn thư làm thủ tục trả lại nơi gửi những văn bản không thuộc thẩm quyền;
- Chủ động phối hợp với các đơn vị khác xử lý những văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc phối hợp xử lý theo yêu cầu của đơn vị chủ trì;
- Kiểm tra, đôn đốc việc xử lý, cập nhật kết quả xử lý văn bản đến theo yêu cầu;
- Quy định việc tiếp nhận và xử lý văn bản do đơn vị nhận trực tiếp.
c) Các đơn vị, cán bộ, công chức không có trách nhiệm giải quyết những văn bản nếu không được đăng ký tại văn thư.