Điều 14. Phát hành văn bản
1. Văn bản sau khi được lãnh đạo Bộ ký, Văn phòng Bộ (phòng Tổng hợp) giao lại hồ sơ văn bản cho đơn vị soạn thảo để làm thủ tục phát hành. Đơn vị soạn thảo có trách nhiệm gửi file điện tử cho Văn phòng Bộ đối với những văn bản được Chánh Văn phòng chỉ định.
2. Hồ sơ phát hành văn bản:
a) Phiếu trình văn bản (nếu có) có đủ các chữ ký theo quy định;
b) 02 bản có đủ chữ ký theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 của Quy chế này;
c) Tài liệu gửi kèm (nếu có).
3. Đóng dấu phát hành văn bản:
a) Người đóng dấu kiểm tra các chữ ký, nếu đúng, đủ thì cho số, ngày, tháng để nhân bản và đóng dấu. Nếu không đúng, đủ các chữ ký thì trả lại.
b) Các hình thức đóng dấu:
- Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền: phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều;
- Đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản (nếu có): đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục;
- Đóng dấu giáp lai đối với các loại văn bản ban hành kèm theo quyết định của Bộ trưởng; các quyết định của Bộ trưởng phê duyệt các dự án đầu tư, đề tài nghiên cứu khoa học, quyết toán tài chính và các văn bản khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng Bộ: đóng ở mép phải của văn bản;
- Đóng dấu treo đối với các báo cáo của Bộ phục vụ hội họp; thư công của Bộ trưởng, Thứ trưởng; văn bản ngoại giao theo quy định; các tài liệu khác theo yêu cầu của lãnh đạo Bộ: đóng ở dưới tên cơ quan;
- Đóng dấu nổi trên các loại thẻ, giấy tờ theo quy định của việc ban hành các loại thẻ và giấy tờ cụ thể;
- Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu văn thư khác theo quy định của pháp luật.
c) Trường hợp phải xác nhận chữ ký, Chánh Văn phòng xác nhận và đóng dấu Văn phòng Bộ.
3. Phát hành văn bản
a) Đối với văn bản do các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ, Ban đổi mới và quản lý Doanh nghiệp nông nghiệp soạn thảo: đơn vị soạn thảo phối hợp với Văn phòng Bộ (phòng Hành chính - Tổ chức) nhân bản, phát hành theo “Nơi nhận” ghi trong văn bản;
b) Đối với văn bản do các Cục soạn thảo; các chương trình, dự án có kinh phí in tài liệu, phát hành văn bản: việc nhân bản và phát hành do đơn vị thực hiện.
4. Việc đăng ký văn bản phát hành, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước.