Điều 31. Chỉnh lý tài liệu
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Nguyên tắc chỉnh lý:
a) Không phân tán phông lưu trữ; thống nhất theo một phương án phân loại.
b) Khi phân loại và lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã được lập trước đó).
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức.
3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ.
b) Được xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
c) Hồ sơ, tài liệu được hoàn thiện và hệ thống hóa.
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ in thành quyển hoặc tạo lập cơ sở dữ liệu trên phần mềm máy tính và các công cụ tra cứu khác, phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ. đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo quy định.