Điều 29. Quản lý tài liệu lưu trữ khi cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu lưu trữ khi cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể.
2. Nguyên tắc quản lý và giao nộp tài liệu:
a) Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó, không phân tán phông lưu trữ, không làm mất mát, hư hỏng, lộ bí mật của tài liệu.
b) Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định tại Điều 31 Quy chế này.
c) Hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong được đưa về cơ quan, tổ chức mới hiện đang có nhiệm vụ tiếp tục theo dõi, giải quyết.
3. Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo trình tự, thủ tục quy định.
b) Tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản cụ thể của cơ quan, tổ chức được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận trụ sở cũ. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể hoặc không có cơ quan, tổ chức tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
4. Quản lý tài liệu lưu trữ khi có sự thay đổi về đơn vị hành chính thực hiện theo quy định của pháp luật.