Điều 21. Lập danh mục hồ sơ — Quyết định 30/2023/QĐ-UBND

a) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị.

b) Quy chế làm việc của cơ quan.

c) Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị và của mỗi cá nhân.

d) Danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan của những năm trước.

a) Đề mục của danh mục hồ sơ xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tùy theo tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để quyết định chọn đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện.

b) Danh mục hồ sơ xây dựng theo cơ cấu tổ chức, lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của danh mục hồ sơ.

c) Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị đối với đề mục theo cơ cấu tổ chức hoặc các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động đối với đề mục theo lĩnh vực hoạt động. Các hồ sơ trong mỗi đề mục nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của từng vụ việc được giải quyết trong hồ sơ.

a) Người được giao nhiệm vụ chủ trì xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan cho dự thảo danh mục hồ sơ; tổng hợp trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành; hoặc các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình, văn thư cơ quan tổng hợp thành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần), hoàn thiện dự thảo, trình người đứng đầu bộ phận hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

b) Căn cứ vào danh mục hồ sơ đã được phê duyệt, văn thư cơ quan gửi danh mục hồ sơ đến các đơn vị, cá nhân liên quan để tổ chức thực hiện.