Điều 22. Lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
b) Các văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào danh mục hồ sơ, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao, cá nhân có trách nhiệm mở hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
Trường hợp các hồ sơ không có trong danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm, bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong, hồ sơ được kết thúc, cá nhân có trách nhiệm kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan liên quan); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện và kết thúc hồ sơ.
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc, hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau theo dõi giải quyết và đưa vào danh mục hồ sơ năm sau.
Cá nhân lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (mẫu Mục lục văn bản, tài liệu trong hồ sơ thực hiện theo quy định tại Mục IV Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP); viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.