Điều 14. Tổ chức đón tiếp và quản lý đoàn vào
1. Đối với các đoàn khách nước ngoài đăng ký đến làm việc với lãnh đạo tỉnh:
a) Sở Ngoại vụ phải báo cáo trước cho lãnh đạo tỉnh, nêu rõ các thông tin về lịch trình, thành phần, nội dung làm việc của đoàn khách nước ngoài;
b) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuẩn bị nội dung làm việc cho lãnh đạo tỉnh.
2. Đối với các đoàn khách nước ngoài làm việc với các cơ quan, tổ chức, địa phương trong tỉnh:
a) Các cơ quan, tổ chức, địa phương phải có văn bản thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh ít nhất 03 ngày trước khi tiếp và làm việc với các đoàn nước ngoài (trường hợp khách đến đột xuất thì thông báo bằng điện thoại và gửi văn bản sau). Thông báo phải nêu rõ các thông tin về đoàn khách: thời gian, địa điểm, nội dung làm việc, tên, chức vụ, quốc tịch, số hộ chiếu (nếu có);
b) Đối với các đoàn là đại diện các cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, Sở Ngoại vụ là đầu mối duy nhất tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về chương trình, nội dung tiếp và làm việc với đoàn. Các cơ quan, tổ chức và địa phương chỉ được tiếp và làm việc với các đoàn đại diện cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài sau khi có ý kiến cho phép của Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc văn bản thống nhất của Sở Ngoại vụ theo quy định;
c) Đối với các tổ chức quốc tế có nội dung hoạt động liên quan đến nhân quyền, tôn giáo, dân tộc, các cơ quan, tổ chức, địa phương không được tự ý tiếp, làm việc, trao đổi thư từ qua lại khi chưa có ý kiến của Ủy ban nhân dân tỉnh và cấp có thẩm quyền;
d) Các cơ quan, tổ chức, địa phương khi làm việc với các đoàn nước ngoài phải thực hiện theo đúng nội dung, chương trình làm việc như đã thông báo. Trường hợp thay đổi chương trình làm việc, phải thông báo kịp thời cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh trước khi tiến hành chương trình làm việc;
đ) Khi tiếp và làm việc với khách nước ngoài, nếu khách có nhu cầu ở lại đêm, các cơ quan, tổ chức, địa phương có trách nhiệm hướng dẫn cho khách nghỉ tại khách sạn, nhà khách có đăng ký kinh doanh. Trường hợp khách làm việc tại các địa bàn xa khách sạn hoặc do yêu cầu công việc phải nghỉ qua đêm tại nơi làm việc, cơ quan, đơn vị trực tiếp làm việc với khách nước ngoài phải thông báo cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan liên quan để phối hợp quản lý;
e) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức về thủ tục mời, đón tiếp, quản lý khách nước ngoài theo quy định.
3. Kinh phí đón tiếp đoàn vào: Thực hiện theo quy định tại Quyết định số 13/2010/QĐ-UBND ngày 02 tháng 6 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc, chi tiêu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế và chế độ tiếp khách tại tỉnh Quảng Ngãi.
4. Công tác lễ tân tổ chức đón tiếp các đoàn vào thực hiện theo Quy chế đón tiếp các đoàn khách nước ngoài đến thăm, làm việc tại tỉnh Quảng Ngãi ban hành kèm theo Quyết định số 05/2007/QĐ-UBND ngày 25/01/2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh.