Điều 13. Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao (HCNG), hộ chiếu công vụ (HCCV)
1. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và làm thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp mới, gia hạn hoặc sửa đổi bổ sung HCNG, HCCV, công hàm xin thị thực nhập cảnh nước đến theo quy định.
2. Thủ trưởng các cơ quan có CBCC,VC được cấp HCNG, HCCV theo quy định tại Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Nghị định số 65/2012/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 136/2007/NĐ-CP về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam có trách nhiệm tổ chức việc quản lý và sử dụng HCNG, HCCV của CBCC,VC thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình theo Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.
3. CBCC,VC được cấp HCNG, HCCV phải có trách nhiệm sử dụng và quản lý HCNG, HCCV theo Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ.
Người được cử đi nước ngoài nộp hồ sơ đề nghị cấp HCNG, HCCV tại một trong ba nơi sau: Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Ngãi, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao (tại Hà Nội) và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh; đồng thời phải nộp lệ phí, cước phí dịch vụ làm hộ chiếu theo quy định.
4. Hồ sơ đề nghị cấp mới, cấp lại HCNG, HCCV:
a) 01 quyết định cử đi nước ngoài (bản chữ ký mực) của cấp có thẩm quyền, trong đó ghi rõ thời gian đi, nước đến, mục đích, nguồn kinh phí của chuyến đi và chức danh, mã ngạch, bậc, hệ số lương của người được cử đi nước ngoài. Trường hợp quyết định có từ 02 trang trở lên thì phải có dấu giáp lai giữa các trang;
b) 01 Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu, có xác nhận, đóng dấu của cơ quan hiện đang công tác;
c) 03 ảnh 4 x 6 cm chụp trên nền màu trắng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, ảnh chụp chưa quá 01 năm, trong đó 01 ảnh dán vào tờ khai có đóng dấu giáp lai và 02 ảnh đính kèm;
d) 01 bản phô tô giấy Chứng minh nhân dân của người đề nghị cấp hộ chiếu;
đ) HCNG, HCCV đã hết hạn sử dụng (nếu có);
Trường hợp đã được cấp hộ chiếu nhưng làm mất hoặc hư hỏng thì phải có văn bản báo cáo của cơ quan chủ quản (các sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố) nêu rõ tên người mang hộ chiếu, năm được cấp, nơi cấp, lý do mất hoặc bị hư hỏng.
5. Hồ sơ đề nghị gia hạn HCNG, HCCV:
a) 01 quyết định cử đi nước ngoài (bản chữ ký mực) của cấp có thẩm quyền. Trường hợp quyết định có từ 02 trang trở lên thì phải có dấu giáp lai giữa các trang;
b) Hộ chiếu còn giá trị sử dụng dưới 6 tháng;
6. Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung HCNG, HCCV:
a) Hộ chiếu đã được cấp;
b) Tờ khai đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu;
c) Giấy tờ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết (sai sót họ tên, chữ lót, ngày tháng năm sinh v.v…).
7. Thời hạn trả kết quả: Không quá 08 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.