Điều 9. Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Hàng năm lưu trữ hiện hành có trách nhiệm:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành "Mục lục tài liệu nộp lưu"; Cá nhân cần giữ lại hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan biết và quản lý.
4. Mọi công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác phải lập thủ tục bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm hoàn chỉnh mới được phép nghỉ hưu hoặc chuyển công tác.
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu"
"Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ lại mỗi loại một bản.