Điều 10. Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
1. Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được quy định như sau:
Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế, Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã (sau đây gọi chung là Lưu trữ huyện) có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:
- Các cơ quan, tổ chức Nhà nước cùng cấp ở địa phương;
- Các cơ quan, tổ chức cùng cấp của Việt Nam Cộng hoà và của các tổ chức khác ở địa phương trước ngày 30/4/1975;
- Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định thành lập và các tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.
2. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức:
a. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định tại điều 11 của Quy định này. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;
b. Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành "Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu";
c. Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo;
d. Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp;
3. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử:
a. Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
b. Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập;
c. Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp;
d. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
đ. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu".
"Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Văn thư - lưu trữ Nhà nước hướng dẫn; Lưu trữ cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.
4. Tiêu chuẩn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện do Chủ tịch UBND cùng cấp phê duyệt.
Thành phần tài liệu nộp lưu và lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.