Điều 4. Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. "Tài liệu văn thư" là văn bản, tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;
2. "Lưu trữ hiện hành" là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức;
3. "Lưu trữ lịch sử" là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác. Lưu trữ lịch sử bao gồm: Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là huyện);
4. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ: là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm nhằm bảo quản an toàn tài liệu;
5. Bản thảo văn bản: là bản được viết hoặc đánh máy hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;
6. Bản gốc văn bản: là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;
7. Bản chính văn bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm nhiều bản có giá trị như nhau;
8. Bản sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
9. Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
10. Bản sao lục: là bản sao đầy đủ chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.