Điều 8. Lập hồ sơ hiện hành.
1. Tiếp nhận, xử lý, phân phối công văn đến.
2. Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn.
3. Soạn thảo, trình duyệt, ký công văn, vào sổ, gửi công văn đi và hướng dẫn thi hành văn bản.
4. Chế độ lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ.
4.1. Hồ sơ:
a. Tất cả các tài liệu sau khi đã giải quyết xong đều phải được sắp xếp thành hồ sơ. "Hồ sơ" là một tập văn bản, một vấn đề cụ thể, một mặt hoạt động, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, hoặc của một cá nhân.
b. Hồ sơ phải lập chính xác và bảo đảm được việc tra tìm một cách nhanh chóng khi cần thiết. Vì vậy trong công tác văn thư phải tiến hành việc phân loại tài liệu; việc phân loại được thể hiện trong bản danh mục hồ sơ dưới dạng một bảng liệt kê dự kiến các tiêu đề hồ sơ cần lập trong năm có ghi chú thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ.
c. Danh mục hồ sơ do văn thư (công chức, viên chức) dự kiến theo chức năng của mình vào đầu quý IV hàng năm. Trường phòng hành chính có trách nhiệm sắp xếp, tổng hợp, soạn thảo tổng danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị và trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký vào tháng cuối năm để đầu năm sau thực hiện.
4.2. Lập hồ sơ hiện hành.
a. Việc sắp xếp các tài liệu thành hồ sơ theo đúng bản danh mục được gọi là "lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
b. Tất cả các công chức, viên chức làm công tác công văn giấy tờ, công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình đã làm.
c. Có thể lập hai loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm những văn bản của Đảng, chính phủ, các bộ ngành TW, Tỉnh uỷ, HĐND và UBND tỉnh về đường lối, chủ trương, chính sách… theo từng vấn đề có liên quan đến công việc hàng ngày của mình phụ trách nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo.
- Hồ sơ công việc: gồm những công văn, giấy tờ về cùng một chuyên đề, vụ việc của mình được phân công theo dõi.
d. Việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ phải tuân thủ theo một trong các nguyên tắc sau: trình tự giải quyết vấn đề, thời gian của tài liệu, địa danh, tác giả,… phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc trong trình tự giải quyết công việc.