Điều 71. Quy trình:
1. Tiếp nhận hồ sơ:
- Công dân, tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên hệ với bộ phận tiếp nhận.
- Công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm xem xét yêu cầu, hồ sơ của công dân, tổ chức; kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ:
+ Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ đã đúng nội dung và đủ số lượng các loại giấy tờ theo quy định thì viết giấy biên nhận hồ sơ (theo mẫu), hẹn ngày trả kết quả (đối với loại hồ sơ có hẹn thời gian) và ghi vào Sổ theo dõi kết quả giải quyết hồ sơ công việc;
+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn (theo mẫu) công dân, tổ chức bổ sung hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, theo đúng quy định đã niêm yết công khai;
+ Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn công dân, tổ chức đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để giải quyết.
2. Chuyển hồ sơ:
Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm chuyển ngay hồ sơ công dân, tổ chức đến công chức hoặc bộ phận chuyên môn có liên quan để giải quyết. Thời gian bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho công chức hoặc bộ phận chuyên môn, thời gian công chức hoặc bộ phận chuyên môn trả lại kết quả giải quyết hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận phải được thể hiện trong Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ không cần Phiếu chuyển hồ sơ.
3. Xử lý, giải quyết hồ sơ:
Công chức hoặc bộ phận chuyên môn thẩm định hồ sơ của công dân, tổ chức do bộ phận tiếp nhận chuyển đến, trình lãnh đạo UBND phường, xã ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ về bộ phận tiếp nhận đúng thời gian quy định. Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các công chức hoặc bộ phận chuyên môn khác thì công chức hoặc bộ phận chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với công chức hoặc bộ phận chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.
Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức hoặc bộ phận chuyên môn phải báo cáo trực tiếp với Trưởng bộ phận tiếp nhận hoặc lãnh đạo UBND phường, xã. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận.
Trường hợp công chức hoặc bộ phận chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải thông báo lý do cho bộ phận tiếp nhận để giải thích cho công dân, tổ chức.
4. Thẩm quyền ký giải quyết hồ sơ:
Đối với những loại hồ sơ theo Quy chế làm việc của UBND phường, xã quy định thuộc thẩm quyền ký giải quyết của Chủ tịch UBND phường, xã thì Chủ tịch UBND phường, xã ký giải quyết, sau đó chuyển lại cho công chức hoặc bộ phận chuyên môn.
Đối với những loại hồ sơ theo Quy chế làm việc của UBND phường, xã quy định thuộc thẩm quyền ký giải quyết của Phó Chủ tịch UBND phường, xã thì Phó Chủ tịch UBND phường, xã phụ trách khối ký giải quyết, sau đó chuyển lại cho công chức hoặc bộ phận chuyên môn.
5. Giao trả hồ sơ:
Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ công chức hoặc bộ phận chuyên môn, bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ cho công dân, tổ chức theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định và vào sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ (theo mẫu).
Nghiêm cấm việc thu ủng hộ ngân sách ngoài quy định khi công dân tổ chức đến UBND phường, xã để liên hệ giải quyết các thủ tục hành chính.
SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI UBND PHƯỜNG XÃ