Điều 9. Quy trình tự kiểm tra và xử lý văn bản ngay sau khi ban hành
1. Trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản kiểm tra, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã (sau đây gọi tắt là cơ quan kiểm tra văn bản) có trách nhiệm ghi vào “Sổ theo dõi công tác kiểm tra văn bản” và phân công người kiểm tra văn bản.
2. Người được phân công kiểm tra văn bản phải nghiên cứu, kiểm tra toàn bộ văn bản, đối chiếu nội dung văn bản được kiểm tra với văn bản làm cơ sở pháp lý để đánh giá và kết luận về tính hợp hiến, hợp pháp của văn bản được kiểm tra theo quy định tại Điều 3 Quy định này.
3. Trường hợp văn bản được kiểm tra không có dấu hiệu trái pháp luật, người được phân công kiểm tra ký tên; ghi rõ ngày, tháng, năm kiểm tra vào góc trên bên phải của văn bản đã kiểm tra (để xác nhận việc kiểm tra, thời điểm kiểm tra) và báo cáo lãnh đạo cơ quan kiểm tra văn bản.
4. Trường hợp phát hiện văn bản được kiểm tra có nội dung trái pháp luật, trái thẩm quyền hoặc không còn phù hợp thì người được phân công kiểm tra lập “Phiếu kiểm tra văn bản có dấu hiệu trái pháp luật” theo mẫu quy định tại Phụ lục II của Quy định này và lập “Hồ sơ văn bản có dấu hiệu trái pháp luật” gồm các tài liệu sau: Phiếu kiểm tra văn bản có dấu hiệu trái pháp luật; văn bản được kiểm tra và văn bản làm cơ sở pháp lý để xác định nội dung có dấu hiệu trái pháp luật báo cáo lãnh đạo cơ quan kiểm tra xử lý.
5. Lãnh đạo cơ quan kiểm tra có văn bản “thông báo về việc văn bản có dấu hiệu trái pháp luật” gửi đến đơn vị đã chủ trì soạn thảo văn bản theo mẫu quy định tại Phụ lục III của Quy định này. Đối với cấp xã, việc thông báo có thể thực hiện trực tiếp bằng miệng. Nội dung thông báo bao gồm: tên văn bản được kiểm tra, tên và nội dung văn bản làm cơ sở pháp lý để xác định nội dung trái pháp luật của văn bản được kiểm tra; ý kiến về nội dung có dấu hiệu trái pháp luật của văn bản được kiểm tra; đề xuất hình thức xử lý; yêu cầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản đó tự kiểm tra văn bản.
6. Sau khi nhận được thông báo của cơ quan kiểm tra, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm tổ chức tự kiểm tra văn bản theo trình tự thủ tục quy định tại Khoản 1, 2, 3 và Khoản 4 Điều này; đồng thời phối hợp trao đổi với cơ quan kiểm tra văn bản để thống nhất những nội dung trái pháp luật hoặc không còn phù hợp; thống nhất các biện pháp xử lý đối với nội dung trái pháp luật hoặc không còn phù hợp của văn bản được kiểm tra (đình chỉ việc thi hành, hủy bỏ, bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ nội dung văn bản; sửa đổi một phần hoặc thay thế toàn bộ nội dung văn bản) và chuẩn bị dự thảo văn bản xử lý, báo cáo UBND cùng cấp để kịp thời xử lý theo thẩm quyền.
7. Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản báo cáo UBND cùng cấp kết quả tự kiểm tra văn bản trái pháp luật kèm theo hồ sơ văn bản có dấu hiệu trái pháp luật và dự thảo quyết định xử lý để UBND xem xét, quyết định. Báo cáo phải thể hiện rõ các nội dung sau đây: Xem xét, đánh giá nội dung, mức độ trái pháp luật của văn bản; đề xuất hình thức xử lý văn bản; biện pháp khắc phục hậu quả do văn bản trái pháp luật gây ra (nếu có); thời hạn xử lý đối với văn bản đó; xác định nguyên nhân và đề xuất hình thức xử lý trách nhiệm của đơn vị, cá nhân tham mưu soạn thảo, thẩm định, thẩm tra và thông qua văn bản.
8. Trường hợp cơ quan kiểm tra văn bản và đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản không thống nhất về nội dung trái pháp luật của văn bản và hình thức xử lý đối với văn bản được kiểm tra thì cơ quan kiểm tra văn bản báo cáo UBND cùng cấp về việc không thống nhất đó và đề xuất ý kiến của cơ quan kiểm tra để UBND xem xét, quyết định.
9. Cơ quan kiểm tra văn bản phải mở "Sổ theo dõi xử lý văn bản có dấu hiệu trái pháp luật" theo mẫu quy định tại Phụ lục IV của Quy định này để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản của các cơ quan.