Điều 11. Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
1. Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang BMNN do bộ phận giao liên, văn thư cơ quan thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định của ngành Bưu điện.
Tài liệu, vật mang BMNN khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải được niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn trong mọi tình huống, trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó.
Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang BMNN giữa người dự thảo, văn thư, giao liên, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản... đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
2. Gửi tài liệu, vật mang BMNN:
Việc gửi tài liệu, vật mang BMNN phải thực hiện theo các quy định sau:
a) Vào sổ: Trước khi gửi tài liệu, vật mang BMNN phải vào sổ “Tài liệu mật đi” để theo dõi. Sổ “Tài liệu mật đi” phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang BMNN độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý.
3. Nhận tài liệu, vật mang BMNN:
a) Mọi tài liệu, vật mang BMNN gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
b) Trường hợp tài liệu, vật mang BMNN đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
c) Trường hợp phát hiện tài liệu, vật mang BMNN gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang BMNN gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt BMNN hoặc tài liệu, vật bị trao đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải báo cáo ngay thủ trưởng cơ quan, tổ chức để có biện pháp xử lý kịp thời.
4. Thu hồi tài liệu mang BMNN:
Những tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.
5. Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi BMNN có liên quan đến nhiệm vụ được giao; phải được lãnh đạo trực tiếp duyệt và đăng ký với bộ phận bảo mật; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu, vật mang BMNN trong thời gian mang đi công tác; khi hoàn thành nhiệm vụ phải cùng bộ phận bảo mật kiểm tra và nộp lại cơ quan, tổ chức.