Điều 21. Xử lý công văn, hồ sơ gửi đến và gửi đi.
Tất các các công văn, hồ sơ gửi đến và gửi đi; Văn phòng có trách nhiệm thực hiện theo các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Mọi công văn, hồ sơ gửi đến không đúng quy định về văn thư, lưu trữ đều được coi là không hợp lệ và người nhận trực tiếp những công văn, hồ sơ này phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Khi tiếp nhận công văn đến, văn thư phải trình ngay Chánh Văn phòng để xử lý theo nguyên tắc sau đây:
1. Công văn, hồ sơ của các Bộ, ngành Trung ương và của tỉnh hoặc công văn, hồ sơ có nội dung liên quan tới chủ trương, chính sách quan trọng và công văn, hồ sơ gửi đích danh Thủ trưởng được chuyển ngay cho Thủ trưởng xử lý.
2. Công văn, tài liệu gửi đích danh phó Thủ trưởng hoặc các công văn tài liệu (ngoài các công văn tài liệu quy định tại khoản 1 điều này) có nội dung liên quan tới lĩnh vực của phó Thủ trưởng nào thì chuyển cho phó Thủ trưởng đó để xử lý.
3. Sau khi Thủ trưởng, phó Thủ trưởng xử lý thì công văn, tài liệu phải được chuyển lại ngay cho Chánh Văn phòng và văn thư vào sổ theo dõi, kịp thời chuyển cho các phòng được phân công giải quyết. (trừ trường hợp về bảo mật, có quy định riêng).
4.Tài liệu về thẩm định (dự án quy hoạch, dự án đầu tư, hồ sơ đấu thầu, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và cấp giấy chứng nhận đầu tư); các phòng xử lý hồ sơ tài liệu trực tiếp làm thủ tục giao nhận tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả vào cuối giờ làm việc hàng ngày.
5. Công văn, tài liệu gửi cấp ủy, các tổ chức Chính trị – Xã hội và gửi đích danh các phòng; cán bộ, công chức thì văn thư chuyển đến người đứng đầu tổ chức và cá nhân.
6. Thời gian xử lý công văn và hồ sơ.
6.1. Xử lý công văn.
Sau khi nhận được công văn, các phòng chịu trách nhiệm khẩn trương tổ chức xử lý theo quy định sau:
- Đối với công văn khẩn phải xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
- Đối với công văn thông thường, không liên quan đến nhiều ngành, nhiều phòng và không cần kiểm tra thì thời gian xử lý không quá 05 ngày làm việc (Phòng xử lý 03 ngày, trình Phó giám đốc sở 01 ngày và trình Giám đốc sở 01 ngày).
- Đối với công văn thông thường nhưng cần kiểm tra và liên quan đến nhiều ngành và nhiều phòng thì thời gian xử lý không quá 07 ngày làm việc (Phòng xử lý 05 ngày, trình Phó giám đốc sở 01 ngày và trình Giám đốc sở 01 ngày).
- Đối với công văn tham gia ý kiến với các ngành liên quan thì đáp ứng theo yêu cầu về thời gian của cơ quan hỏi ý kiến.
6.2. Xử lý hồ sơ thẩm định.
6.2.1. Thẩm định dự án quy hoạch.
Thời gian xử lý hồ sơ không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (Phòng xử lý 25 ngày, trình Phó giám đốc sở 03 ngày và trình Giám đốc sở 02 ngày).
6.2.2. Thẩm định dự án đầu tư (Bao gồm cả thời gian thẩm định thiết kế cơ sở)
Thời gian thẩm định dự án đầu tư kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ là:
- Đối với dự án nhóm A : Không quá 45 ngày làm việc (Phòng xử lý 40 ngày, trình Phó giám đốc sở 03 ngày và trình Giám đốc sở 02 ngày)
- Đối với dự án nhóm B: Không quá 25 ngày làm việc (Phòng xử lý 20 ngày, trình Phó giám đốc sở 03 ngày và trình Giám đốc sở 02 ngày).
- Đối với dự án nhóm C: Không quá 15 ngày làm việc (Phòng xử lý 12 ngày, trình Phó giám đốc sở 02 ngày và trình Giám đốc sở 01 ngày).
6.2.3. Thẩm định kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu và kết quả đấu thầu:
Thời gian thẩm định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ là:
- Không quá 10 ngày làm việc cho từng nội dung đối với kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu (Phòng xử lý 07 ngày, trình PGĐ sở 02 ngày và trình GĐ sở 01 ngày).
- Không quá 15 ngày làm việc đối với kết quả đấu thầu (Phòng xử lý 12 ngày, trình PGĐ sở 02 ngày và trình GĐ sở 01 ngày).
6.3. Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Thời gian cấp giấy chứng nhận ĐKKD kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ là:
- Không quá 05 ngày làm việc đối với cấp mới giấy chứng nhận ĐKKD.
- Không quá 04 ngày làm việc đối với hồ sơ thay đổi nội dung ĐKKD.
6.4 Cấp giấy chứng nhận đầu tư:
Thời gian cấp giấy chứng nhận đầu tư kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ là:
- Không quá 10 ngày làm việc đối với dự án đăng ký cấp giấy chứng nhận đầu tư (Phòng xử lý 07 ngày, trình PGĐ sở 02 ngày và trình GĐ sở 01 ngày).
- Không quá 15 ngày làm việc đối với dự án thẩm tra cấp giấy chứng nhận đầu tư (Phòng xử lý 12 ngày, trình PGĐ sở 02 ngày và trình GĐ sở 01 ngày).
6.5. Thời gian xử lý công văn và hồ sơ trên đây là thời gian tối đa; Tuỳ theo công việc cụ thể, nếu cần xử lý khẩn trương hơn thì thực hiện theo yêu cầu của lãnh đạo sở.