Điều 4. Nguyên tắc tạo lập, cập nhật, khai thác, sử dụng, quản lý CSDL CBCCVC của tỉnh và hồ sơ điện tử của CBCCVC
1. Bảo đảm sự thống nhất trong công tác lưu trữ, tạo lập, cập nhật, sử dụng, khai thác CSDL CBCCVC của tỉnh, hồ sơ điện tử của CBCCVC trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên.
2. CSDL CBCCVC của tỉnh phải đáp ứng được yêu cầu tạo lập cập nhật, sử dụng, khai thác, quản lý thông tin 24/24 giờ hằng ngày, trừ thời gian tạm dừng để bảo dưỡng, nâng cấp (có thông báo cụ thể).
3. CSDL CBCCVC của tỉnh được xây dựng, cập nhật trên phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác, khoa học, thống nhất với hồ sơ giấy pháp lý của CBCCVC và có giá trị tương đương hồ sơ giấy được quản lý, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương. Việc cập nhật, sử dụng, khai thác, quản lý CSDL CBCCVC của tỉnh, hồ sơ điện tử của CBCCVC và các thông tin liên quan về CSDL CBCCVC của tỉnh, hồ sơ CBCCVC phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thông tin của CBCCVC.
4. Việc tạo lập, cập nhật, sử dụng, khai thác, quản lý CSDL CBCCVC của tỉnh, hồ sơ điện tử của CBCCVC được thực hiện theo độ hạn chế tiếp cận, mã hóa một số trường thông tin để bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin trong công tác cán bộ. Việc xác định độ hạn chế tiếp cận của dữ liệu thực hiện theo quy định của Đảng, pháp luật về CBCCVC.
5. Mỗi CBCCVC được cung cấp 01 tài khoản cá nhân để truy cập vào CSDL CBCCVC của tỉnh; có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của những thông tin trong hồ sơ do CBCCVC kê khai, cung cấp. Những tài liệu do CBCCVC kê khai, cung cấp phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý CBCCVC xác minh, chứng nhận, phê duyệt theo quy định.
6. Việc kết nối và chia sẻ CSDL CBCCVC của tỉnh với các hệ thống thông tin khác phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền hoặc của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương, người có thẩm quyền quản lý CSDL CBCCVC của tỉnh, hồ sơ CBCCVC.
7. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương, cá nhân được giao nhiệm vụ tạo lập, cập nhật, sử dụng, khai thác, quản lý CSDL CBCCVC của tỉnh có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, rà soát, theo dõi và có biện pháp bảo đảm an toàn an ninh mạng, an ninh thông tin, bảo mật CSDL CBCCVC của tỉnh, thông tin hồ sơ CBCCVC; bảo đảm sự tương thích, chính xác, đầy đủ, thống nhất trong toàn hệ thống thông tin về CSDL CBCCVC của tỉnh khi có sự thay đổi về công nghệ, thiết bị.
8. CBCCVC được cơ quan có thẩm quyền quản lý CBCCVC đồng ý bằng văn bản mới được truy cập, nghiên cứu, sử dụng và khai thác dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC (sau đây gọi tắt là CSDLQG CBCCVC), CSDLCBCCVC của tỉnh theo quy định của pháp luật, trừ thông tin của cá nhân người đó hoặc pháp luật có quy định khác.
9. Không cung cấp thông tin qua hình thức văn bản đối với thông tin đã được khai thác qua hình thức kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin. Không yêu cầu khai báo lại các thông tin, dữ liệu CBCCVC đã có trong CSDLQGCBCCVC hoặc trong CSDLCBCCVC của tỉnh, trừ trường hợp phục vụ cập nhật hoặc sử dụng cho mục đích xác minh, thẩm tra dữ liệu.