Điều 31. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý:
a) Không phân tán phòng lưu trữ;
b) Khi phân loại và lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã được lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu Mục lục hồ sơ, Cơ sở dữ liệu tra cứu, các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu;
đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.
3. Nghiệp vụ chỉnh lý thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000