Điều 23. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản:
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát hành văn bản đi:
- a) Lựa chọn bì;
- b) Viết bì;
- c) Vào bì và dán bì;
- d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)
2. Chuyển phát văn bản đi:
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi thực hiện như sau:
a) Đối với những văn bản “hẹn giờ”, “hỏa tốc”, “khẩn”, “thượng khẩn” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính
b) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư phải lập Sổ chuyển giao riêng.
- Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư cơ quan trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Khi lập Sổ đăng ký văn bản đi cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột “Nơi nhận văn bản”. Người nhận văn bản phải ký nhận vào Sổ.
c) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Văn bản đi do Văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ;
d) Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào Sổ (nếu có).
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mặt
Chuyển phát văn bản mặt được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và tại Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.