Điều 9. Tổ chức đón tiếp các đoàn nước ngoài:
1. Đối với các đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc với Lãnh đạo: Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh:
Sở Ngoại vụ căn cứ vào tính chất, nội dung công việc, đối tượng khách, phối hợp với các sở, ngành có liên quan xây dựng chương trình đón tiếp và làm việc, trình người có thẩm quyền phê duyệt để tổ chức triển khai thực hiện. Các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ triển khai chương trình đón tiếp đảm bảo an toàn, chu đáo.
2. Đối với đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc với các sở, ngành, địa phương, đơn vị trong tỉnh:
a) Cơ quan, đơn vị có cá nhân, tổ chức nước ngoài (gọi tắt là đoàn nước ngoài) đến thăm và làm việc trên địa bàn tỉnh phải tuân theo các quy định sau đây:
- Sau khi nhận được văn bản, thông báo của phía đối tác nước ngoài, cơ quan, đơn vị chấp thuận tiếp và làm việc với đoàn nước ngoài phải có văn bản gửi Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh trước 07 ngày khách đến địa phương để Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh kiểm tra, thẩm định hồ sơ tham mưu, trình UBND tỉnh. Đối với những trường hợp đột xuất, phát sinh, các cơ quan, đơn vị tiếp đoàn phải trực tiếp xin ý kiến UBND tỉnh, sau đó bổ sung văn bản kịp thời.
+ Văn bản phải thể hiện đầy đủ các thông tin: Họ tên, chức vụ, đơn vị (nếu có), quốc tịch, số hộ chiếu của cá nhân người nước ngoài, lý lịch của tổ chức (nếu nhân danh tổ chức), mục đích và nội dung đến làm việc, nơi đến, thành phần, số lượng người nước ngoài, thời gian làm việc, nguồn kinh phí, kèm theo bản sao hộ chiếu của người nước ngoài và các giấy tờ khác có liên quan.
+ Trong thời gian 03 ngày làm việc, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm nghiên cứu, xin ý kiến Thường trực UBND tỉnh có văn bản phúc đáp cho Sở Ngoại vụ và cơ quan, đơn vị xin phép biết, thực hiện. Trường hợp đoàn khách có yếu tố phức tạp, nhạy cảm cần xác minh hoặc xin ý kiến cấp có thẩm quyền, thời gian giải quyết không quá 10 ngày làm việc.
- Các cơ quan, đơn vị có đoàn nước ngoài đến thăm, phải xây dựng chương trình đón tiếp và làm việc, trình UBND tỉnh để phê duyệt; đồng thời, gửi Sở Ngoại vụ hướng dẫn công tác lễ tân đối ngoại, phiên dịch (nếu có yêu cầu).
- Các cơ quan, đơn vị chỉ được tiếp và làm việc với cá nhân, tổ chức nước ngoài khi có ý kiến chấp thuận của Chủ tịch UBND tỉnh, phải thực hiện theo đúng nội dung, chương trình làm việc như đã xin phép. Phối hợp chặt với Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh để đảm bảo đúng nghi lễ quốc tế, đảm bảo an ninh và thực hiện đúng các quy định về quản lý hoạt động của người nước ngoài tại địa phương. Trường hợp có thay đổi chương trình hoặc có trường hợp phát sinh, cơ quan, đơn vị tiếp đoàn phải báo cáo xin ý kiến UBND tỉnh và phải được sự chấp thuận và đồng thời báo Công an tỉnh, Sở Ngoại vụ để phối hợp thực hiện.
b) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tham mưu, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, cho ý kiến đối với viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao, cán bộ ngoại giao, phóng viên nước ngoài đến thực hiện chức năng lãnh sự, chức năng ngoại giao và tác nghiệp báo chí trên địa bàn tỉnh.