Điều 16. Tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế:
1. Tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế:
a) Các sở, ngành, địa phương và tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải phối hợp với Sở Ngoại vụ để được hướng dẫn tổ chức và thực hiện theo quy định.
b) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hướng dẫn các sở, ngành, địa phương và tham mưu đề xuất UBND tỉnh thực hiện việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế theo Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và các quy định của pháp luật hiện hành.
c) Đối với các hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài phát sinh đột xuất chưa kịp lấy ý kiến bằng văn bản của các Bộ, cơ quan liên quan nhưng không có tính chất phức tạp, nhạy cảm, Sở Ngoại vụ tham khảo Bộ Ngoại giao và tham mưu UBND tỉnh chủ động quyết định thực hiện và báo cáo Bộ Ngoại giao sau khi kết thúc hoạt động.
d) Các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải chấp hành nghiêm túc quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
2. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền UBND tỉnh.
2.1. Các cơ quan khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh phải thực hiện quy trình sau:
a) Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị có liên quan. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
b) Có tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch tổ chức) trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt. Thời hạn trình ít nhất là 20 ngày, trước ngày dự kiến tổ chức. Đề án hoặc kế hoạch tổ chức cần nêu rõ:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo.
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).
- Hình thức và công nghệ tổ chức (trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến).
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo.
- Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có).
- Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài.
- Nguồn kinh phí.
- Ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan (nếu có).
c) Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình đề án, kế hoạch đã được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt; thực hiện đúng theo quy định hiện hành về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.
d) Kết thúc hội nghị, hội thảo trong thời hạn 05 ngày làm việc, phải báo cáo kết quả bằng văn bản gửi UBND tỉnh đồng gửi Sở Ngoại vụ để tổng hợp, theo dõi.
2.2. Các tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện theo quy trình sau:
a) Có kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt. Thời hạn trình ít nhất là 20 ngày, trước ngày dự kiến tổ chức. Kế hoạch tổ chức cần nêu rõ các nội dung:
- Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo.
- Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có).
- Hình thức và công nghệ tổ chức (trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến).
- Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo.
- Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía nước ngoài, cơ quan phía Việt Nam, cơ quan tài trợ (nếu có).
- Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu có quốc tịch nước ngoài và đại biểu Việt Nam.
- Sau khi nhận được kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có báo cáo bằng văn bản xin chủ trương của Bộ Ngoại giao.
- Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị có liên quan cho ý kiến bằng văn bản gửi về Sở Ngoại vụ tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh ra quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo của các tổ chức nước ngoài theo thẩm quyền hoặc trình Thủ tướng Chính phủ nếu vượt quá thẩm quyền của mình. Các cơ quan trong tỉnh được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
b) Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
c) Kết thúc hội nghị, hội thảo, trong thời hạn 05 ngày làm việc, phải báo cáo kết quả bằng văn bản gửi UBND tỉnh đồng gửi Sở Ngoại vụ để tổng hợp, theo dõi.