Điều 4. Quy trình tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư của Tổ Tiếp công dân quận và các cơ quan, đơn vị thuộc quận
1. Cán bộ tiếp công dân kiểm tra chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác; xem kỹ đơn và các tài liệu liên quan đến nội dung tranh chấp, khiếu nại, tố cáo; rà soát tiến trình giải quyết; ghi vào sổ tiếp công dân: họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác, ngày tháng năm cấp, cơ quan cấp, địa chỉ liên lạc của người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo; tóm tắt nội dung vụ việc và nơi phát sinh vụ việc.
2. Trường hợp người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo đến trình bày trực tiếp việc tranh chấp, khiếu nại, tố cáo thì cán bộ tiếp công dân có trách nhiệm hướng dẫn người tranh chấp, khiếu nại viết thành đơn hoặc ghi lại ý kiến trình bày của người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo và có chữ ký của họ.
3. Trường hợp đơn đúng thẩm quyền của Thủ trưởng cấp mình:
a) Cán bộ tiếp công dân kiểm tra đơn và các tài liệu liên quan kèm theo đơn, đơn phải có chữ ký trực tiếp của người gửi đơn, ghi rõ ngày ký, số chứng minh nhân dân, nơi cấp, ngày cấp. Đối với việc tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan, tổ chức thì người tố cáo phải cung cấp đầy đủ tài liệu có căn cứ về hành vi vi phạm pháp luật nêu trên và xử lý như sau:
- Nếu người tranh chấp, khiếu nại cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu trên thì cán bộ tiếp công dân viết biên nhận tiếp nhận đơn; trình lãnh đạo để giao cán bộ, công chức xử lý.
- Nếu người tranh chấp, khiếu nại chưa cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu trên thì cán bộ tiếp công dân yêu cầu người tranh chấp, khiếu nại bổ sung đầy đủ, sau đó mới tiếp nhận đơn và tài liệu kèm theo. Việc yêu cầu công dân bổ sung tài liệu chỉ thực hiện một lần.
- Đối với đơn tố cáo: Khi tiếp nhận thông tin, tài liệu do người tố cáo cung cấp, cán bộ tiếp công dân phải làm biên nhận, có chữ ký của người tiếp nhận và người cung cấp.
b) Trường hợp tiếp nhiều người khiếu nại:
Nếu đơn khiếu nại có chữ ký của nhiều người thì cán bộ tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại viết thành đơn riêng để thực hiện việc khiếu nại.
c) Trường hợp người gửi đơn tranh chấp, khiếu nại, không đúng thẩm quyền của Thủ trưởng cấp mình hoặc không đủ điều kiện thụ lý:
Cán bộ tiếp công dân có quyền từ chối nhận đơn và hướng dẫn bằng văn bản (nếu người tranh chấp, khiếu nại có yêu cầu) để người tranh chấp, khiếu nại, gửi đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Trường hợp vụ việc thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc quận giải quyết nhưng quá thời hạn quy định mà chưa giải quyết thì Tổ Tiếp công dân quận và Thanh tra quận kiến nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận yêu cầu giải quyết và chỉ đạo công tác kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết của cấp dưới; trường hợp cần thiết thì áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để xử lý đối với người thiếu trách nhiệm hoặc cố ý trì hoãn việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền được quy định tại Điều 96, 97, 99 Chương VIII Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo năm 2004 và năm 2005.
4. Đối với những công dân đến Tổ Tiếp công dân quận và địa điểm tiếp dân của Ủy ban nhân dân các phường và các cơ quan, đơn vị thuộc quận để biết tiến độ giải quyết hồ sơ, cán bộ tiếp công dân rà soát tiến độ và trả lời ngay cho công dân biết.
5. Trong trường hợp khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật buộc thôi việc cán bộ, công chức không được giải quyết hoặc đã được giải quyết lần đầu, nhưng người khiếu nại không đồng ý mà khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền thì giải quyết như sau:
a) Trường hợp chỉ có một người vừa khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của Tòa án. Cơ quan đã thụ lý việc giải quyết khiếu nại phải chuyển toàn bộ hồ sơ giải quyết khiếu nại cho Tòa án có thẩm quyền; đồng thời, báo cáo vụ việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và báo cho Tổ Tiếp công dân quận biết.
b) Trường hợp có nhiều người mà họ vừa khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai hoặc trong đó có người khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, có người khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai.
6. Đối với đơn do bưu điện chuyển phát thì các cơ quan tham mưu phải thực hiện đồng thời 3 bước: tiếp nhận, phân loại và xử lý như trên nhưng việc hướng dẫn cho người khiếu nại phải thực hiện bằng văn bản; đồng thời trả lời theo quy định của pháp luật cho những cá nhân, tổ chức có chức năng kiểm tra, giám sát theo quy định của pháp luật hoặc các cơ quan báo chí chuyển đến về kết quả xử lý đơn. Nếu đơn chuyển không đúng thẩm quyền thì các cơ quan tham mưu hoàn lại đơn cho các chủ thể chuyển đơn không đúng Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo.