Điều 18. Xác minh, đề xuất giải quyết khiếu nại
1. Trách nhiệm của cán bộ thụ lý:
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, Thủ trưởng cơ quan thuộc quận 4 có trách nhiệm phân công cụ thể cán bộ của cơ quan đơn vị mình thụ lý, xác minh và đề xuất giải quyết khiếu nại.
Cán bộ thụ lý được phân công có trách nhiệm nghiên cứu nội dung đơn, quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính bị khiếu nại, lập kế hoạch xác minh, thu thập chứng cứ, đề xuất giải quyết khiếu nại.
Thời hạn xác minh, báo cáo đề xuất kèm dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại không quá 20 ngày, kể từ ngày thụ lý. Đối với trường hợp phức tạp, thời hạn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý. Trường hợp cần phải tiến hành đo, vẽ, trưng cầu giám định thì thời gian thực hiện các công việc này không quá 20 ngày.
Trường hợp phải xác minh, thu thập chứng cứ do người khiếu nại hoặc do cơ quan hữu quan cung cấp không đầy đủ thì thời gian phải xác minh không tính vào thời hạn giải quyết khiếu nại. Trong trường hợp này, cán bộ thụ lý phải báo cáo cho Thủ trưởng trực tiếp và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại biết.
Hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân quận phải được sắp xếp theo Điều 47 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo năm 2005, bao gồm:
a) Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại;
b) Thông báo thụ lý vụ việc khiếu nại và các tài liệu có liên quan khác;
c) Văn bản trả lời của người bị khiếu nại (phải trả lời đầy đủ những chi tiết người khiếu nại nêu trong đơn);
d) Biên bản thẩm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định, biên bản gặp gỡ, đối thoại;
đ) Quyết định giải quyết khiếu nại.
Đối với người khiếu nại có nghĩa vụ cung cấp thông tin tài liệu và những bằng chứng về nội dung khiếu nại cho cơ quan giải quyết khiếu nại, cơ quan thụ lý giải quyết khiếu nại đã có văn bản đôn đốc bổ sung 02 lần mà người khiếu nại không thực hiện, sau 10 ngày kể từ ngày phát hành văn bản đôn đốc lần thứ hai, cơ quan thụ lý đơn sẽ ngừng thụ lý; đồng thời thông báo cho người khiếu nại biết.
Đối với cơ quan hữu quan có nghĩa vụ cung cấp tài liệu, hồ sơ cho cơ quan thụ lý giải quyết khiếu nại, cơ quan thụ lý giải quyết khiếu nại đã có văn bản đôn đốc bổ sung 02 lần mà cơ quan hữu quan vẫn chưa cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu thì sau 10 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đôn đốc lần thứ hai, cơ quan này phải chịu trách nhiệm về hậu quả xảy ra do hành vi không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình.
2. Hồ sơ giải quyết khiếu nại phải được đánh số trang theo thứ tự tài liệu và được lưu giữ theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp người khiếu nại tiếp tục khiếu nại hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án thì hồ sơ đó phải được chuyển cho cơ quan hoặc Tòa án có thẩm quyền giải quyết khi có yêu cầu; cơ quan thụ lý phải lưu trữ một bộ hồ sơ để theo dõi.
3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc quận xem xét tình tiết nêu trong dự thảo quyết định, việc áp dụng đúng các quy định của pháp luật hiện hành; ký duyệt để ban hành quyết định. Thời hạn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc quận ký ban hành quyết định giải quyết khiếu nại là 06 ngày, kể từ ngày nhận báo cáo đề xuất của cán bộ thụ lý.
4. Đối với những vụ việc phức tạp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc quận yêu cầu tổ chức cuộc họp với các thành phần liên quan thì cơ quan thụ lý hồ sơ có trách nhiệm mời họp trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận ý kiến chỉ đạo. Cuộc họp phải lập biên bản.