Điều 22. Các quy định về sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong công tác tuyển sinh
Các trường đại học, cao đẳng, các Sở Giáo dục và Đào tạo phải cử cán bộ đủ trình độ làm chuyên trách công nghệ thông tin, chuẩn bị đủ máy vi tính, máy in, lập địa chỉ e-mail; thực hiện đúng phần mềm tuyển sinh đại học, cao đẳng của Bộ Giáo dục và Đào tạo (về cấu trúc, quy trình, thời hạn xử lý dữ liệu tuyển sinh) trong các khâu công tác sau đây:
1. Nhập dữ liệu tuyển sinh từ hồ sơ đăng ký dự thi của thí sinh và truyền dữ liệu cho Bộ Giáo dục và Đào tạo, cho các trường.
2. Đánh số báo danh và lập danh sách thí sinh dự thi.
3. Lập danh sách phòng thi căn cứ tên thí sinh theo vần A, B, C... theo từng khối, ngành. Tuyệt đối không được xếp phòng thi theo cách gom học sinh từng địa phương vào các số thứ tự gần nhau.
4. In giấy báo thi cho từng thí sinh (có thể kết hợp dùng làm thẻ dự thi).
5. Lập các biểu mẫu thống kê về số lượng thí sinh dự thi theo khối ngành, theo tỉnh và đối tượng rồi truyền về Bộ Giáo dục và Đào tạo trước ngày 30/5 hàng năm.
6. Công bố trên mạng Internet và trên các phương tiện thông tin đại chúng: đề thi, đáp án, thang điểm và hướng dẫn chấm theo quyết định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
7. Lập biểu mẫu chấm thi bao gồm bản hướng dẫn dồn túi, bản đối chiếu số báo danh - phách và biên bản chấm thi.
a) Bản hướng dẫn dồn túi là tài liệu để Ban thư ký Hội đồng tuyển sinh trường dồn các bài thi vào các túi chấm thi. Vì vậy, mỗi môn thi, mỗi ngành được dồn túi theo các quy luật khác nhau và phải tuân theo nguyên tắc sau:
- Trong mỗi môn thi, khối ngành, quy luật dồn túi phải do máy tính tự động thực hiện. Mỗi một túi chấm thi không được dồn quá 50 bài. Trong mỗi túi không dồn trọn vẹn bài của một phòng thi.
- Sau khi in xong bản hướng dẫn dồn túi, mỗi môn, ngành cho vào một phong bì ghi rõ tên môn thi ở bên ngoài và niêm phong bảo mật.
b) Bản đối chiếu số báo danh - phách là tài liệu để Ban thư ký Hội đồng tuyển sinh trường đánh số phách vào bài thi của thí sinh.
Căn cứ vào bản hướng dẫn dồn túi, tiến hành đánh số phách của từng môn và từng ngành theo thứ tự tăng dần qua từng túi, số phách phải đánh bắt đầu từ một số ngẫu nhiên và do máy tính thực hiện tự động. Số phách phải đơn trị trong từng môn, giữa các môn, ngành không được trùng nhau về quy luật.
Khi in xong, các bản đối chiếu số báo danh - phách của mỗi môn thi, ngành phải được đưa riêng vào từng phong bì, ghi rõ tên môn thi ở bên ngoài và niêm phong bảo mật.
c) Biên bản chấm thi (biểu số 4) là tài liệu để cán bộ chấm thi ghi kết quả chấm thi từng bài sau khi đã chấm hai vòng độc lập.
Điểm phải ghi cả phần chữ và số, nếu có sửa chữa, Ban chấm thi phải ký tên đóng dấu.
Bản hướng dẫn dồn túi, bản đối chiếu số báo đanh - phách, biên bản chấm thi và tất cả các tài liệu, phương tiện lưu giữ thông tin có liên quan như đĩa mềm, chương trình v.v... là những tài liệu tuyệt mật do Chủ tịch Hội đồng tuyển sinh trường cất giữ theo chế độ bảo mật.
8. Sau khi có kết quả chấm thi, lập thống kê điểm theo đối tượng, khu vực, ngành học để làm điểm xét tuyển.
Nghiêm cấm tiết lộ điểm trước khi công bố điểm xét tuyển.
9. Truyền toàn bộ kết quả chấm thi cho Bộ Giáo dục và Đào tạo theo đúng cấu trúc và đúng thời hạn quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
10. In sổ điểm sau khi công bố điểm xét tuyển, công bố kết quả thi trên mạng Internet. In giấy triệu tập trúng tuyển trong đó có ghi rõ kết quả thi của thí sinh.
Tiến hành kiểm tra đối chiếu xem điểm đã nhập vào máy, đã in trên sổ điểm, trên giấy triệu tập trúng tuyển và giấy chứng nhận kết quả thi có khớp với điểm đã ghi ở biên bản chấm thi (biểu số 4) hay không. Nếu có sai sót phải sửa ngay.
Người thực hiện khâu kiểm tra này phải ký biên bản xác nhận và chịu trách nhiệm cá nhân về công tác kiểm tra.
11. In giấy chứng nhận kết quả thi cho thí sinh không trúng tuyển theo đúng mẫu của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Giấy chứng nhận kết quả thi chỉ in một lần có đóng dấu đỏ của trường, trường hợp bị mất không in cấp lại mà chỉ cấp giấy xác nhận điểm thi. Khi thi sinh có đơn xin xác nhận điểm thi, Trưởng Ban thư ký tự tra cứu sổ điểm và làm giấy xác nhận, trình Chủ tịch Hội đồng tuyển sinh ký. Thí sinh phải ký nhận vào sổ lưu.
12. Công bố đanh sách thí sinh trúng tuyển trên mạng Internet.