Điều 9. Gửi và nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử
1. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản như:
a) Thông báo;
b) Lịch công tác;
c) Văn bản trao đổi phục vụ công việc giữa các cơ quan;
d) Tài liệu phục vụ hội họp (trừ các cuộc họp về an ninh quốc phòng, trật tự xã hội, các cuộc họp khác theo quy định về bảo mật thông tin);
e) Văn bản gửi đến các cơ quan để biết, để báo cáo.
2. Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử gửi, nhận các loại văn bản như:
a) Thư mời, Giấy mời, Giấy triệu tập;
b) Công văn;
c) Những văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo;
d) Báo cáo các cấp;
e) Và các văn bản khác.
3. Việc quy định các loại văn bản trao đổi qua thư điện tử thực hiện theo Chỉ thị số 34/2008/QĐ-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ(trừ những văn bản mật và những văn bản đã gửi bằng các phương tiện điện tử khác). Các văn bản điện tử phù hợp với các quy định tại khoản 1 và 2 điều này được gửi từ hộp thư điện tử đơn vị thuộc hệ thống thư điện tử của tỉnh được xem là thông tin chính thức và có giá trị pháp lý như văn bản giấy.
4. Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” (đối với trường hợp các cá nhân, đơn vị đã công khai địa chỉ thư điện tử).
5. Những văn bản khi luân chuyển trên hệ thống thư điện tử của tỉnh phải được thực hiện theo khoản 2 điều 4 của Quy chế này.