Điều 13. Quản lý hệ thống thư điện tử
1. Uỷ ban nhân dân tỉnh Gia Lai thống nhất quản lý nhà nước đối với Hệ thống thông tin thư điện tử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
2. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh, có trách nhiệm chủ trì thực hiện các công việc:
Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông và của Ủy ban nhân dân tỉnh có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng, điều hành hoạt động hệ thống thư điện tử.
a) Tiếp nhận và chuyển yêu cầu cho Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh thực hiện dựa theo các quy định của Quy chế này. Phân quyền quản trị hệ thống thư điện tử cho các đơn vị trong việc sửa đổi, huỷ bỏ các tài khoản thư điện tử cá nhân của CBCCVC thuộc đơn vị.
b) Nghiên cứu, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các công việc có liên quan đến hoạt động hệ thống thư điện tử của tỉnh, theo thẩm quyền. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo lộ trình, tiến độ thực hiện các chỉ tiêu theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc sử dụng thư điện tử trên địa bàn tỉnh.
c) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn cụ thể những loại văn bản hành chính, thông tin được gửi qua hệ thống thư điện tử, văn bản thư điện tử phải có gửi kèm văn bản giấy, văn bản khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi và nhận.
d) Tổ chức thanh tra, kiểm tra hoạt động hệ thống thư điện tử của tỉnh và xử lý các vi phạm đúng theo quy định của pháp luật.
e) Báo cáo định kỳ, đột xuất về hoạt động hệ thống thư điện tử trên địa bàn tỉnh.
3. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông có nhiệm vụ:
Quản lý danh bạ thư điện tử của tỉnh, tiếp nhận các đề nghị của các đơn vị trên địa bàn tỉnh để xem xét tạo mới, sửa đổi, huỷ bỏ các hộp thư điện tử.
Thông báo các thay đổi về thư điện tử, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị các vấn đề liên quan đến hệ thống thư điện tử và cung cấp các thông số kỹ thuật cần thiết để người dùng kết nối với hệ thống thư điện tử.
Bảo vệ mật khẩu các hộp thư, bí mật nội dung của từng hộp thư và thực hiện các biện pháp để đảm bảo các vấn đề an toàn, an ninh của hệ thống thư điện tử. Triển khai các chính sách bảo mật, an ninh, an toàn cho hệ thống nhằm bảo đảm cho việc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh có hiệu quả, thông suốt.
Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống thư điện tử của tỉnh hoạt động thường xuyên liên tục và xây dựng các phương án nâng cấp, duy trì hệ thống, bảo đảm an toàn an ninh thông tin và các điều kiện kỹ thuật khác : tính ổn định, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư, an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ dự phòng…
Tiến hành các biện pháp khắc phục các sự cố liên quan đến hệ thống thư điện tử nhanh chóng, kịp thời.
Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức.
Đánh giá việc triển khai và hiệu quả thực tế sử dụng thư điện tử và đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng thư điện tử tại các đơn vị.
Đề xuất cho Sở Thông tin và Truyền thông trong việc thu hồi hộp thư điện tử nếu tổ chức, cá nhân không sử dụng trong thời gian dài (quá 6 tháng). Sở Thông tin và Truyền thông phải thông báo đến tổ chức, cá nhân đó 15 ngày trước khi thu hồi.