BIỂU SỐ 02/CS
1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
1.1. Tổ chức: Ghi tên tổ chức Lưu trữ cơ quan theo Quyết định thành lập mới nhất vào cột "Đơn vị tính". Trường hợp thành lập Trung tâm Thông tin - Lưu trữ phải ghi đầy đủ tên "Trung tâm Thông tin - Lưu trữ".
1.2. Nhân sự làm công tác lưu trữ: Bao gồm người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác (Trừ kiêm nhiệm công tác văn thư, nếu đã tính ở mục văn thư). Đối với Trung tâm Thông tin - Lưu trữ, chỉ tính người làm công tác lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ
2.1. Tài liệu hành chính; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ: Đơn vị tính bao gồm: Phông/Sưu tập, Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu.
- Phông/Sưu tập: Chỉ tiêu này bao gồm tổng số phông (hoặc sưu tập tài liệu) hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ. Trường hợp trong kho lưu trữ không có sưu tập tài liệu lưu trữ thì gạch từ "Sưu tập".
- Hồ sơ/đvbq: Là tổng số hồ sơ (hoặc đvbq) được chỉnh lý hoàn chỉnh và đã đăng ký trong Mục lục hồ sơ. Trường hợp kho lưu trữ không lập thành đvbq mà chỉ lập đến hồ sơ thì gạch từ "đvbq" chỉ để lại đơn vị tính là "hồ sơ" và ngược lại.
- Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo chiều dài (mét), cán bộ lưu trữ tiến hành đo trực tiếp trên từng ngăn giá (hoặc ngăn tủ) có xếp tài liệu.
2.2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật: Đơn vị tính bao gồm: Công trình/đề tài, Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu.
- Công trình/đề tài: Bao gồm các công trình khảo sát, thiết kế trong lĩnh vực XDCB, chế tạo sản phẩm công nghiệp và dây chuyền công nghệ..., các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng triển khai công nghệ...
- Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu: Cách tính như tài liệu hành chính.
2.3. Tài liệu chuyên môn: Báo cáo số liệu theo đơn vị tính thích hợp, tùy theo đặc thù tài liệu chuyên môn của từng ngành.
2.4. Tài liệu điện tử: Bao gồm:
- Dữ liệu phi cấu trúc:
+ Dạng văn bản: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng cách đánh máy từ tài liệu gốc hoặc quét, chụp vào dưới dạng ảnh sau đó sử dụng các chương trình nhận dạng chuyển sang dạng văn bản, được lưu trữ dưới dạng các tệp (files) văn bản.
+ Dạng ảnh: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng các thiết bị quét (Scanner, thiết bị chụp (camera) và được lưu trữ trong máy dưới dạng các tệp ảnh.
+ Dạng ghi âm, ghi hình: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng các thiết bị ghi âm, ghi hình và được lưu trữ dưới dạng các tệp âm thanh, tệp ảnh động.
- Dữ liệu có cấu trúc: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng bất kỳ hình thức nào và được lưu trữ bởi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
- Đơn vị tính: MB (megabyte) là đơn vị tính dung lượng thông tin dạng số.
3. Công tác thu thập, nộp lưu và loại hủy tài liệu
- Lưu trữ hiện hành: Là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
- Lưu trữ lịch sử: Là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.
3.1. Đối với Lưu trữ hiện hành:
a) Tổng số tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan: Bao gồm tài liệu bằng giấy; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử... mà Lưu trữ cơ quan tiến hành thu thập theo kế hoạch hàng năm hoặc đột xuất (trường hợp giải thể, sáp nhập) từ các tổ chức, đơn vị thuộc quyền
