Điều 9. Trình tự, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc khai thác hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam — Thông tư 75/2026/TT-BQP

a) Giấy giới thiệu, công văn đề nghị của cơ quan, tổ chức hoặc đơn đề nghị của cá nhân theo quy định; trường hợp thực hiện trên môi trường điện tử thì giấy giới thiệu, công văn đề nghị, đơn đề nghị phải được ký số, ký điện tử hoặc xác thực điện tử theo quy định của pháp luật. Nội dung giấy giới thiệu, công văn đề nghị, đơn đề nghị phải thể hiện đầy đủ họ tên, cấp bậc, chức vụ (nếu có), nơi công tác hoặc nơi cư trú, mục đích yêu cầu khai thác, phạm vi tài liệu đề nghị khai thác; trường hợp có nhu cầu sao chụp, trích xuất hoặc cấp bản sao điện tử thì phải nêu rõ loại tài liệu, hình thức cung cấp và mục đích sử dụng;

b) Căn cước, căn cước công dân, hộ chiếu, chứng minh lực lượng vũ trang, thẻ hoặc giấy chứng nhận của ngành khi thực hiện nhiệm vụ; trường hợp khai thác trên môi trường điện tử thì việc định danh, xác thực được thực hiện thông qua tài khoản được cấp, dữ liệu định danh điện tử hoặc phương thức xác thực khác theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng;

c) Văn bản đồng ý của cơ quan đang thụ lý vụ việc, vụ án; trường hợp văn bản được gửi, nhận dưới dạng điện tử thì phải bảo đảm giá trị pháp lý, tính xác thực và tính toàn vẹn theo quy định của pháp luật.

a) Thực hiện đúng trình tự, thủ tục, hướng dẫn của cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ để được đọc, ghi chép, sao chụp, trích xuất tài liệu, cấp bản sao giấy hoặc bản sao điện tử theo quy định của Thông tư này và pháp luật có liên quan;

b) Chỉ sử dụng tài liệu, dữ liệu được khai thác đúng mục đích, đúng phạm vi đã được phê duyệt;

c) Giữ gìn bí mật hồ sơ, tài liệu; không tự ý sao chép, lưu giữ, chuyển tiếp, phát tán hoặc sử dụng tài liệu, dữ liệu đã khai thác trái với phạm vi được phép;

d) Chấp hành quy định của cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ trong quá trình khai thác;

đ) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng thông tin, tài liệu, dữ liệu đã khai thác.

a) Trực tiếp giám sát quá trình khai thác hồ sơ, tài liệu trong trường hợp khai thác trực tiếp; giám sát thông qua chức năng quản trị, phân quyền và nhật ký hệ thống trong trường hợp khai thác trên môi trường điện tử;

b) Giao, nhận lại đầy đủ, nguyên vẹn hồ sơ, tài liệu; kiểm tra tình trạng hồ sơ trước, trong và sau khi khai thác;

c) Trực tiếp thực hiện hoặc kiểm soát việc sao chụp, số hóa, trích xuất, cấp bản sao giấy, bản sao điện tử cho tổ chức, cá nhân có đề nghị;

d) Không để người khai thác tài liệu thực hiện những hành vi bị nghiêm cấm quy định tại Điều 5 Thông tư này; trường hợp phát hiện vi phạm thì phải dừng ngay việc khai thác, lập biên bản hoặc ghi nhận vi phạm trên hệ thống và báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ sở quản lý hồ sơ để xử lý theo quy định.