Điều 10. Lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam
1. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam được lập dưới dạng hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử, được quản lý thống nhất trong suốt quá trình tiếp nhận, quản lý, điều chuyển, giải quyết và kết thúc việc tạm giữ, tạm giam theo quy định của Thông tư này và pháp luật có liên quan.
2. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam được lập kể từ khi tiếp nhận người bị tạm giữ, người bị tạm giam và kết thúc trong các trường hợp sau đây:
a) Người bị tạm giữ, người bị tạm giam được trả tự do;
b) Người bị tạm giữ, người bị tạm giam được thay đổi biện pháp ngăn chặn;
c) Người đang bị tạm giữ, tạm giam chết hoặc bỏ trốn;
d) Người bị tạm giam được chuyển sang chấp hành án phạt tù;
đ) Người bị kết án tử hình bị thi hành án;
e) Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
3. Việc bàn giao hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
a) Người bị tạm giữ, người bị tạm giam được điều chuyển đến giam giữ tại cơ sở giam giữ khác;
b) Người bị tạm giam được chuyển đến nơi chấp hành án phạt tù;
c) Trường hợp khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
4. Việc lập hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam do cá nhân quy định tại khoản 2 Điều 7 Thông tư này trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Thủ trưởng cơ sở giam giữ về tính đầy đủ, chính xác, kịp thời, xác thực của hồ sơ.
5. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải được cập nhật thường xuyên, sắp xếp theo trình tự thời gian. Đối với hồ sơ giấy, tài liệu phải được đóng thành tập, đánh số bút lục, đóng dấu và lập thống kê tài liệu có trong hồ sơ; đối với hồ sơ điện tử được quản lý bằng hệ thống cơ sở dữ liệu, tài liệu phải được gắn mã định danh, siêu dữ liệu, thời điểm tạo lập hoặc cập nhật, thông tin người thực hiện và các dữ liệu cần thiết khác để bảo đảm khả năng tìm kiếm, đối chiếu, khai thác và lưu trữ.
6. Tài liệu về tạm giữ, tạm giam do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến trước khi đưa vào hồ sơ phải được tiếp nhận, đăng ký, phân loại và xử lý theo quy định của Bộ Quốc phòng về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ; trường hợp tài liệu điện tử phải được kiểm tra tính hợp lệ, tính an toàn, tính xác thực, tính toàn vẹn và thông tin ký số, ký điện tử hoặc dấu hiệu xác thực điện tử khác theo quy định.
7. Khi hồ sơ kết thúc, phải lập thống kê tài liệu có trong hồ sơ. Đối với hồ sơ giấy, thống kê phải có chữ ký của người lập hồ sơ, chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ sở giam giữ; đối với hồ sơ điện tử, việc xác nhận hồ sơ kết thúc phải được thực hiện bằng chữ ký số, chữ ký điện tử chuyên dùng công vụ hoặc phương thức xác thực điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật.
8. Việc bàn giao hồ sơ phải được lập biên bản. Trường hợp bàn giao hồ sơ giấy thì biên bản phải có chữ ký của bên giao, bên nhận, xác nhận của cơ sở giam giữ và được lưu trong hồ sơ; trường hợp bàn giao hồ sơ điện tử hoặc dữ liệu điện tử thì việc chuyển giao phải được thực hiện trên môi trường điện tử an toàn, có xác nhận của bên giao và bên nhận, ghi nhận đầy đủ thời điểm bàn giao, phạm vi tài liệu, tình trạng hồ sơ và nhật ký chuyển giao.
9. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam sau khi kết thúc phải được bảo quản, lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của Bộ Quốc phòng. Hồ sơ điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống quản lý hồ sơ điện tử hoặc kho lưu trữ số đáp ứng yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin mạng, tính toàn vẹn, tính xác thực, khả năng truy cập, sao lưu, phục hồi và kiểm tra, giám sát theo quy định của pháp luật.
10. Bản điện tử được số hóa từ hồ sơ giấy, bản sao điện tử, bản trích xuất điện tử từ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam chỉ có giá trị sử dụng khi được tạo lập, xác nhận, quản lý và khai thác đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.