Điều 12. Quy trình lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam
1. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải đăng ký vào sổ và quản lý theo chế độ bảo mật; Thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ giao cho cá nhân quy định tại khoản 2 Điều 7 Thông tư này trực tiếp quản lý. Đối với hồ sơ điện tử phải được cấp mã hồ sơ, mã định danh và phân quyền truy cập theo quy định.
2. Thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam có trách nhiệm bố trí nơi bảo quản, các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn hồ sơ giấy; đồng thời tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống kỹ thuật, phần mềm, thiết bị lưu trữ, sao lưu và phục hồi dữ liệu để bảo đảm an toàn đối với hồ sơ điện tử theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.
3. Cán bộ quản lý hồ sơ phải thường xuyên kiểm tra, đề xuất biện pháp quản lý không để hồ sơ bị mất, hư hỏng, sửa chữa, truy cập trái phép hoặc sai lệch dữ liệu. Khi phát hiện hồ sơ, tài liệu hoặc dữ liệu điện tử bị hư hỏng hoặc có dấu hiệu bị mất, bị sửa chữa, bị truy cập trái phép, mất an toàn, lộ lọt thông tin, thì phải báo cáo ngay Thủ trưởng cơ quan lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ để truy tìm, khắc phục; đồng thời báo cáo cơ quan nghiệp vụ cấp trên trực tiếp theo quy định.
4. Việc bàn giao hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam chỉ thực hiện trong trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 10 hoặc có quyết định của cấp có thẩm quyền và thực hiện theo quy định tại khoản 8 Điều 10 Thông tư này.
5. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam phải hoàn thành thủ tục và chuyển cho lưu trữ cơ quan trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc tạm giữ, tạm giam đối với những trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này. Đối với hồ sơ điện tử, việc kết thúc hồ sơ và chuyển lưu trữ được thực hiện bằng xác nhận điện tử trên hệ thống quản lý hồ sơ theo quy định của pháp luật.
6. Hồ sơ điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu hoặc kho lưu trữ số đáp ứng yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin mạng, tính toàn vẹn, tính xác thực, khả năng truy cập, sao lưu và phục hồi dữ liệu theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.
7. Việc cấp quyền truy cập, khai thác hồ sơ điện tử phải được phân quyền cụ thể; mọi hoạt động truy cập, bổ sung, chỉnh sửa, sao chép, trích xuất, cấp bản sao điện tử và chuyển giao dữ liệu phải được ghi nhận, lưu vết, gắn với chủ thể thực hiện và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.