Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Hồ sơ quản lý tạm giữ, tạm giam là tập hợp tài liệu, dữ liệu phản ánh toàn bộ quá trình tiếp nhận, quản lý giam giữ đối với người bị tạm giữ, người bị tạm giam.
2. Hồ sơ điện tử quản lý tạm giữ, tạm giam là tập hợp các thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc các hồ sơ được số hóa từ hồ sơ giấy trong quá trình quản lý, thi hành tạm giữ, tạm giam; được ký số, quản lý, lưu trữ và khai thác trên hệ thống công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng.
3. Số hóa hồ sơ là việc hồ sơ giấy được chuyển đổi sang dạng dữ liệu điện tử bằng phương pháp số hóa, bảo đảm phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của hồ sơ giấy gốc.
4. Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ là việc áp dụng các biện pháp quản lý, nghiệp vụ và kỹ thuật để bảo đảm hồ sơ chỉ được tiếp cận, khai thác, sử dụng, sao chụp, trích xuất, chuyển giao đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền; bảo đảm tính bí mật, toàn vẹn, xác thực và khả năng truy vết của hồ sơ theo quy định của pháp luật.