Điều 8. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ
1. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, bao gồm:
a) Xây dựng, ban hành và hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ Ngoại giao.
b) Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, lưu giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
c) Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ Bộ Ngoại giao.
d) Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ và việc nộp tài liệu lưu trữ về Lưu trữ Bộ; tổng hợp thống kê, báo cáo lưu trữ của Bộ Ngoại giao.
đ) Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ dự phòng và chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
e) Khen thưởng, kỷ luật trong thực hiện công tác lưu trữ.
g) Hợp tác với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế về lưu trữ.
2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về tuyển dụng, bố trí, điều động, đào tạo và bồi dưỡng công chức, viên chức, người lao động làm công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao.
3. Cục trưởng Cục Cơ yếu - Công nghệ thông tin phối hợp với Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao việc xây dựng hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ; xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và phương án kết nối, chia sẻ dữ liệu lưu trữ theo quy định; xây dựng, quản trị, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử của Bộ Ngoại giao theo quy định pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và quy định pháp luật có liên quan.
4. Cục trưởng Cục Quản trị Tài vụ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao tổng hợp nhu cầu dự toán và bố trí kinh phí ngân sách nhà nước phù hợp, bảo đảm cho công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao theo đúng chế độ, định mức và các quy định của Nhà nước và Bộ Ngoại giao.
5. Thủ trưởng các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và quản lý tài liệu hiện hành tại đơn vị; đôn đốc, kiểm tra công chức, viên chức, người lao động của đơn vị thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định pháp luật và quy định của Bộ Ngoại giao về lưu trữ; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về công tác lưu trữ của đơn vị.
6. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, xác định thời hạn lưu trữ cụ thể cho hồ sơ, tài liệu; nộp lưu hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ Bộ theo đúng yêu cầu và thời hạn quy định tại Thông tư này và các quy định khác có liên quan.