Điều 14. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao
1. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
2. Thu nộp trực tuyến:
Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tuyến trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng chung hệ thống hoặc khác hệ thống nhưng có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin khi chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.
3. Thu nộp trực tiếp:
Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tiếp trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng hệ thống khác nhau nhưng chưa có giải pháp kết nối và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.
4. Các đơn vị được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống trước khi đăng ký nộp và thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống bằng tài khoản đã được cung cấp chậm nhất trước một (01) tháng đối với tài liệu đến hạn nộp.
5. Lưu trữ Bộ phối hợp với các đơn vị nộp lưu rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp, thời gian và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.
6. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao có chứa bí mật nhà nước, việc lưu giữ, thu, nộp phải thực hiện theo đúng các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định pháp luật liên quan.