Điều 4. Thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ
1. Hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Bộ phải đáp ứng yêu cầu theo quy định của Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật có liên quan, bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật, liên tục và có hệ thống.
2. Nguồn thu nộp vào Lưu trữ Bộ gồm:
a) Đơn vị trong nước thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao.
b) Cơ quan đại diện.
3. Thành phần hồ sơ, tài liệu thu nộp vào Lưu trữ Bộ:
a) Đối với đơn vị trong nước:
Toàn bộ tài liệu lưu trữ có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
b) Đối với Cơ quan đại diện:
(i) Hồ sơ, tài liệu tài chính, đầu tư xây dựng, trụ sở cơ quan, kế toán nộp về Cục Quản trị Tài vụ theo quy định pháp luật về quản lý tài chính, đầu tư xây dựng, kế toán. Cục Quản trị Tài vụ hướng dẫn cụ thể việc nộp các tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.
(ii) Hồ sơ, tài liệu lãnh sự nộp về Cục Lãnh sự theo quy định pháp luật về lãnh sự. Cục Lãnh sự hướng dẫn cụ thể việc nộp các tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.
(iii) Công hàm đi, đến có nội dung quan trọng đối với quan hệ đối ngoại, an ninh, quốc phòng, biên giới lãnh thổ, chủ quyền quốc gia, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền; bản gốc thư của Lãnh đạo các nước, các tổ chức quốc tế có tầm quan trọng chiến lược gửi Lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước Việt Nam (bản gốc hoặc bản chính, bản sao hợp pháp), nộp trực tiếp vào Lưu trữ Bộ.
(iv) Hồ sơ, tài liệu về công tác đảng thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng và nộp về Văn phòng Đảng ủy, Bộ Ngoại giao.
(v) Việc quản lý, thu nộp điện mật thực hiện theo quy định chuyên ngành Cơ yếu.
(vi) Các báo cáo công tác năm, báo cáo sự kiện quan trọng, biên bản tiếp xúc quan trọng nộp cho đơn vị phụ trách địa bàn/Cơ quan đại diện.
4. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 17 Luật Lưu trữ.
5. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu trong trường hợp nguồn nộp lưu tại khoản 2 Điều này có quyết định chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc tổ chức lại được thực hiện như sau:
a) Toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê theo phông lưu trữ của đơn vị, bảo đảm nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ.
b) Tài liệu của những công việc đã giải quyết xong được thu nộp về Lưu trữ Bộ. Tài liệu của những công việc chưa giải quyết xong được bàn giao cho đơn vị được giao tiếp nhận nhiệm vụ của đơn vị chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc tổ chức lại.