Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài
1. Việc mang tài liệu, vật chứa thông tin bí mật nhà nước ra khỏi Lưu trữ Bộ để phục vụ công tác ở nước ngoài phải được người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 1 Điều 11 Thông tư này cho phép và báo cáo Trưởng đoàn công tác.
2. Chỉ được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ khi có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền bằng văn bản. Chỉ những cá nhân có thẩm quyền và được giao nhiệm vụ theo quy định mới được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.
3. Trong thời gian mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng, nếu phát hiện tài liệu bị lộ (đối với tài liệu chứa bí mật nhà nước), bị mất, phải báo cáo ngay cho Trưởng đoàn công tác, người đứng đầu đơn vị và Lưu trữ Bộ để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.
4. Bảo quản tài liệu trong quá trình sử dụng, không để thất lạc, mất, hỏng, sao chép, tiết lộ trái phép thông tin từ tài liệu; sử dụng tài liệu đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền duyệt. Không tự ý chuyển giao tài liệu hoặc thông tin từ tài liệu cho bên thứ ba.
5. Thực hiện đúng quy định pháp luật và Thông tư này về việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ. Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định có liên quan khác.
6. Khi phát hiện sự việc bất thường hoặc vi phạm trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, kịp thời thông báo cho Lưu trữ Bộ.