Điều 5. Thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao định kỳ hằng năm thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ gửi Lưu trữ Bộ:
a) Kỳ báo cáo thống kê được tính từ ngày 01 tháng 01 năm báo cáo đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
b) Thời hạn báo cáo là trước ngày 15 tháng 02 năm sau của năm báo cáo.
c) Việc thực hiện báo cáo thống kê phải tuân thủ quy định pháp luật về thống kê, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Lưu trữ Bộ định kỳ hằng năm thực hiện báo cáo thống kê công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao gửi Vụ Tổ chức Cán bộ trước ngày 28 tháng 02 để tổng hợp báo cáo ngành nội vụ gửi Bộ Nội vụ trước ngày 15 tháng 03 năm sau của năm báo cáo.
3. Hằng năm, Lưu trữ Bộ tổng hợp mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại khoản 1 Điều này, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của Bộ Ngoại giao (trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước) để báo cáo Bộ Nội vụ.
4. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được bảo quản an toàn theo quy định tại khoản 1 và 3 Điều 20 Luật Lưu trữ.
5. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng của Bộ Ngoại giao cần thực hiện lưu trữ dự phòng theo quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ về lưu trữ dự phòng.
6. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin theo quy định pháp luật về an toàn thông tin mạng, dữ liệu, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định liên quan của Bộ Ngoại giao.