Điều 8. Trách nhiệm của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai
1. Chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã, các phòng, ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan Thuế và các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc thực hiện Đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất và cấp Giấy chứng nhận đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền.
2. Chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục hành chính theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và thời hạn theo quy định, không chịu trách nhiệm về những nội dung trong các văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ đã được cơ quan, người có thẩm quyền khác chấp thuận, thẩm định, phê duyệt hoặc giải quyết trước đó.
3. Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai không chịu trách nhiệm do việc các đơn vị phối hợp không cung cấp kịp thời các văn bản, hồ sơ có liên quan để chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.
4. Gửi văn bản lấy ý kiến, xác nhận đến các cơ quan, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp xã để lấy ý kiến xác nhận, cung cấp thông tin kịp thời làm căn cứ để xác định điều kiện cấp Giấy chứng nhận.
Trường hợp không đủ điều kiện hoặc chưa đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận kể từ khi nhận được ý kiến của các cơ quan, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai phải thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cho người yêu cầu Đăng ký được biết.
5. Cung cấp thông tin địa chính đầy đủ, kịp thời cho cơ quan thuế đối với các trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính.
6. Chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã khi thực hiện các thủ tục:
a) Cấp lại Giấy chứng nhận đã cấp do bị mất;
b) Cấp Giấy chứng nhận đối với thửa đất có diện tích tăng thêm do thay đổi ranh giới so với Giấy chứng nhận đã cấp được quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP ngày 29/7/2024 của Chính phủ;
c) Trường hợp hộ gia đình, cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận một phần diện tích vào loại đất ở trước ngày 01/7/2004, phần diện tích còn lại chưa được cấp Giấy chứng nhận được quy định tại Phần XIII của “Phần C. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI, TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT” thuộc Phần V của Phụ lục I kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 của Chính phủ;
d) Cấp đổi Giấy chứng nhận do vị trí thửa đất trên Giấy chứng nhận lần đầu đã cấp không chính xác so với vị trí thực tế sử dụng đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận đã cấp được quy định tại Điểm đ Mục 1 Phần VII của “Phần C. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI, TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT” thuộc Phần V của Phụ lục I kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 của Chính phủ;
đ) Đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp đã chuyển quyền sử dụng đất nhưng chưa làm thủ tục chuyển quyền được quy định tại Mục 2 Phần XI của “Phần C. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI, TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT” thuộc Phần V của Phụ lục I kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 của Chính phủ.
7. Cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai, bản sao hồ sơ cấp Giấy chứng nhận trước đây cho cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp xã khi có yêu cầu để thực hiện các thủ tục về xác định lại diện tích đất ở, đính chính, thu hồi Giấy chứng nhận và cho phép chuyển mục đích (thời gian cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai, bản sao hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Mục 5 của “Phần VI. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CUNG CẤP DỮ LIỆU THÔNG TIN, DỮ LIỆU ĐẤT ĐAI” của Phụ lục 1 kèm theo Nghị định số 151/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 của Chính phủ).
8. Trước khi liên hệ Văn phòng đăng ký đất đai để nhận phôi Giấy chứng nhận, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai gửi văn bản thông báo nhận phôi kèm theo báo cáo về việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận của kỳ nhận trước đó cho Văn phòng đăng ký đất đai.
Tại thời điểm nhận phôi Giấy chứng nhận mới, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai phải bàn giao phôi hư hỏng của kỳ nhận phôi trước đó cho Văn phòng đăng ký đất đai; việc bàn giao phôi hư hỏng phải lập thành biên bản.
9. Trường hợp Giấy chứng nhận cấp lần đầu không đúng quy định dẫn đến Giấy chứng nhận cấp đổi sai thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện: Thu hồi Giấy chứng nhận cấp đổi sau khi có ý kiến bằng văn bản của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc Giấy chứng nhận cấp lần đầu không đúng quy định; chuyển toàn bộ hồ sơ cho Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp xã kiểm tra, trình Ủy ban nhân dân cấp xã cấp lại Giấy chứng nhận lần đầu.
10. Trường hợp thực hiện thủ tục chuyển mục đích (các trường hợp phải xin phép cơ quan có thẩm quyền) không đúng quy định dẫn đến Giấy chứng nhận cấp sai thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện: Thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp sau khi cơ quan có thẩm quyền ban hành Quyết định hủy bỏ, điều chỉnh, sửa đổi hoặc đính chính Quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất để cấp lại theo thẩm quyền hoặc chuyển toàn bộ hồ sơ cho Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp xã kiểm tra, trình Ủy ban nhân dân cấp xã cấp lại Giấy chứng nhận các trường hợp thuộc thẩm quyền.
11. Cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai đối với hồ sơ do Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp xã chuyển đến đảm bảo đúng, đầy đủ, kịp thời.
12. Thực hiện thủ tục Đăng ký biến động đối với trường hợp Nhà nước thu hồi đất theo quy định tại các Điều 78, 79, 81 và 82 của Luật Đất đai năm 2024 trong thời hạn không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ và Giấy chứng nhận.