Điều 7. Phối hợp trong cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng
1. Ủy ban nhân dân cấp xã
a) Tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả trong trường hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất;
b) Niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã trong thời gian 30 ngày, trừ trường hợp mất giấy do thiên tai, hỏa hoạn (trong trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận);
c) Thu các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản; thu các khoản nghĩa vụ tài chính theo quy định; chuyển các giấy tờ đã thu cho Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai lưu hồ sơ.
2. Văn phòng Đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai
- Kiểm tra hồ sơ, xác nhận vào đơn đề nghị theo quy định;
- Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất ở nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc đã có bản đồ địa chính nhưng hiện trạng ranh giới sử dụng đất đã thay đổi để cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận;
- Lập hồ sơ trình Sở Tài nguyên và Môi trường cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp cấp đổi; hoặc trình Sở Tài nguyên và Môi trường ký quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất, đồng thời ký cấp lại Giấy chứng nhận đối với trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận;
- Thông báo việc làm thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận cho tổ chức tín dụng nơi nhận thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận sau khi đo đạc lập bản đồ địa chính mà Giấy chứng nhận đã cấp đang thế chấp tại tổ chức tín dụng;
- Cập nhật, chỉnh lý biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; ghi nội dung đăng ký thế chấp từ Giấy chứng nhận cũ sang Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (trong trường hợp Giấy chứng nhận cũ đang thế chấp).
- Trường hợp cấp đổi do chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá nhân để thực hiện “dồn điền đổi thửa” thì tổ chức trao Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất tại xã, phường, thị trấn nơi có đất;
- Thu các giấy tờ gốc liên quan đến quyền sử dụng đất, các biên lai thực hiện nghĩa vụ tài chính khi trả kết quả giải quyết hồ sơ để lưu và thu đầy đủ các khoản phí và lệ phí theo quy định;
- Nhận kết quả đã được cơ quan chức năng giải quyết chuyển cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người được cấp hoặc chuyển cho Ủy ban nhân dân cấp xã để giao cho người sử dụng đất trong trường hợp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Sở Tài nguyên và Môi trường
Cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp cấp đổi hoặc ký quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất, đồng thời ký cấp lại Giấy chứng nhận đối với trường hợp cấp lại; chuyển hồ sơ đã giải quyết đến Văn phòng Đăng ký đất đai để giao trả theo quy định.
4. Ngân hàng và các tổ chức tín dụng (sau đây gọi chung là tổ chức tín dụng)
Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận mà Giấy chứng nhận đang thế chấp tại tổ chức tín dụng thì sau khi nhận được thông báo do Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai chuyển đến, tổ chức tín dụng nơi nhận thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất có trách nhiệm trao Giấy chứng nhận cũ đang thế chấp cho Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai để quản lý, đồng thời tiếp nhận Giấy chứng nhận đã cấp đổi do người sử dụng đất giao.
Việc giao Giấy chứng nhận được thực hiện đồng thời giữa ba bên gồm Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai, người sử dụng đất và tổ chức tín dụng theo quy định như sau: người sử dụng đất ký, nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất mới từ Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai để trao cho tổ chức tín dụng nơi đang nhận thế chấp.