Điều 4. Quy trình tiếp công dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư của các tổ chức và cán bộ tiếp công dân các cấp, các ngành
1. Cán bộ tiếp công dân kiểm tra chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác; xem kỹ đơn và các tài liệu liên quan, rà soát tiến trình giải quyết; ghi vào sổ tiếp công dân: họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác, ngày tháng năm cấp, cơ quan cấp, địa chỉ liên lạc của người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo; tóm tắt nội dung vụ việc và nơi phát sinh vụ việc.
2. Trường hợp người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo đến trình bày trực tiếp việc tranh chấp, khiếu nại, tố cáo thì càn bộ tiếp công dân có trách nhiệm hướng dẫn người tranh chấp, khiếu nại viết thành đơn hoặc ghi lại ý kiến trình bày của người tranh chấp, khiếu nại, tố cáo và có chữ ký của họ.
3. Trường hợp đơn đúng thẩm quyền của Thủ trưởng cấp mình:
a) Cán bộ tiếp công dân kiểm tra nội dung đơn theo quy định tại Khoản 4, Điều 3 của Quy định này và các tài liệu liên quan kèm theo. Đối với việc tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan, tổ chức thì người tố cáo phải cung cấp đầy đủ tài liệu có căn cứ về hành vi vi phạm pháp luật nêu trên và xử lý như sau:
- Nếu người tranh chấp, khiếu nại cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu trên thì cán bộ tiếp công dân viết biên nhận tiếp nhận đơn; trình lãnh đạo để giao cán bộ, công chức xử lý.
- Nếu người tranh chấp, khiếu nại chưa cung cấp đầy đủ các tài liệu nêu trên thì cán bộ tiếp công dân yêu cầu người tranh chấp, khiếu nại bổ sung đầy đủ, sau đó mới tiếp nhận đơn và tài liệu kèm theo. Việc yêu cầu công dân bổ sung tài liệu chỉ thực hiện một lần.
- Đối với đơn tố cáo: Khi tiếp nhận thông tin, tài liệu do người tố cáo cung cấp, cán bộ tiếp công dân phải làm biên nhận, có chữ ký của người tiếp nhận và người cung cấp.
b) Trường hợp tiếp nhiều người khiếu nại: Nếu đơn khiếu nại có chữ ký của nhiều người thì cán bộ tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại viết thành đơn riêng để thực hiện việc khiếu nại.
c) Trường hợp người gửi đơn tranh chấp, khiếu nại, không đúng thẩm quyền của Thủ trưởng cấp mình hoặc không đủ điều kiện thụ lý: Cán bộ tiếp công dân có quyền từ chối nhận đơn và hướng dẫn bằng văn bản (nếu người tranh chấp, khiếu nại có yêu cầu) để người tranh chấp, khiếu nại, gửi đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Khi tiếp công dân, nếu thấy vụ việc do cơ quan cấp dưới của Thủ trưởng cơ quan cấp mình có trách nhiệm giải quyết nhưng quá thời hạn quy định mà chưa được giải quyết thì kiến nghị Thủ trưởng cơ quan Nhà nước cấp mình yêu cầu cấp dưới giải quyết; đồng thời, đề nghị Thủ trưởng của cơ quan cấp mình chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết của cấp dưới và áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để xử lý đối với người thiếu trách nhiệm hoặc cố ý trì hoãn việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại đó.
4. Đối với những công dân đến nơi tiếp công dân của các cấp, các ngành để biết tiến độ giải quyết hồ sơ, cán bộ tiếp công dân rà soát tiến độ và trả lời ngay cho công dân tại buổi tiếp công dân.
5. Trong trường hợp khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật buộc thôi việc cán bộ, công chức không được giải quyết hoặc đã được giải quyết lần đầu, nhưng người khiếu nại không đồng ý mà khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai và khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền thì giải quyết như sau:
a) Trường hợp chỉ có một người vừa khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của Tòa án. Cơ quan đã thụ lý việc giải quyết khiếu nại phải chuyển toàn bộ hồ sơ giải quyết khiếu nại cho Tòa án có thẩm quyền;
b) Trường hợp có nhiều người mà họ vừa khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, vừa khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai hoặc trong đó có người khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án có thẩm quyền, có người khiếu nại đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai thì việc giải quyết thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai.
6. Đối với đơn do bưu điện chuyển phát thì các cơ quan tham mưu phải thực hiện đồng thời 3 bước: tiếp nhận, phân loại và xử lý như quy định tại khoản 3, 5, Điều này nhưng việc hướng dẫn cho người khiếu nại phải thực hiện bằng văn bản; đồng thời, trả lời theo quy định của pháp luật cho những cá nhân, tổ chức có chức năng kiểm tra, giám sát theo quy định của pháp luật hoặc các cơ quan báo chí chuyển đến về kết quả xử lý đơn. Nếu đơn chuyển không đúng thẩm quyền thì các cơ quan tham mưu hoàn lại đơn cho các chủ thể chuyển đơn không đúng Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo.