Điều 7. Ban quản lý dự án tỉnh
1. Tổ chức Ban quản lý dự án tỉnh:
- Ban quản lý dự án tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh ra Quyết định thành lập. Ban QLDA tỉnh là bộ phận thường trực giúp việc cho Ban ĐHDA tỉnh và chịu sự điều hành, quản lý của Ban QLDATW. Ban QLDA tỉnh có con dấu riêng và tài khoản riêng.
Ban QLDA tỉnh gồm:
- Giám đốc dự án, kiêm nhiệm: Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách NN & PTNT;
+Phó Giám đốc dự án, kiêm nhiệm: Lãnh đạo của cơ quan quản lý Lâm nghiệp;
+Bắc Giang, Quảng Ninh: Phó giám đốc Sở Nông nghiệp & PTNT
- Lạng Sơn: Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm
- Điều phối viên Kế hoạch/ Tài chính chuyên trách
- Điều phối viên kỹ thuật, chuyên trách
- Phụ trách kế toán dự án.
- Các cán bộ khác của Ban QLDA tỉnh do tỉnh quyết định.
2. Chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dự án tỉnh:
- Sử dụng kinh phí dự án đúng mục đích và có hiệu quả do Ban quản lý dự án TW phân bổ theo kế hoạch.Chuẩn bị đầy đủ các nội dung và điều kiện cần thiết để đón tiếp và làm việc với các chuyên gia Quốc tế, trong nước của dự án, và đoàn công tác của KfW đến kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện dự án tại địa phương.
- Tổng hợp và báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án, đồng thời kiến nghị những chính sách, chế độ và biện pháp liên quan lên UBND tỉnh và Ban điều hành dự án TW nhằm đảm bảo cho dự án hoạt động có hiệu quả.
- Giúp việc cho Ban điều hành dự án cấp tỉnh trong việc điều hành kế hoạch hoạt động dự án.
- Chịu sự điều hành và quản lý của Ban QLDATW.
- Dựa trên quy định và hướng dẫn của Bộ, chủ động xây dựng và ban hành các hướng dẫn quản lý dự án, các hướng dẫn về kỹ thuật và phổ cập phù hợp với mục tiêu nội dung dự án và phù hợp với điều kiện cụ thể của địa phương.
- Trước khi ban hành các văn bản, tài liệu hướng dẫn này có sự chấp thuận bằng văn bản của Ban QLDATW.
- Hướng dẫn các Ban QLDA cấp huyện quản lý thực hiện các hoạt động dự án.
- Xây dựng kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm trình Ban điều hành dự án tỉnh xem xét trước khi gửi Ban QLDATW để tổng hợp trình Ban điều hành dự án TW thông qua.
- Kiểm tra đôn đốc các hoạt động dự án trong tỉnh. Báo cáo kết quả hoạt động theo đúng quy định cho Ban QLDATW.
- Ký các hợp đồng thiết kế trồng rừng, mua vật tư sản xuất cây con và thẩm định quy hoạch sử dụng đất và điều tra lập địa.
- Tổ chức đào tạo, tập huấn và các chuyến đi tham quan trong nước cho cán bộ hiện trường và phổ cập viên.
Phê duyệt kế hoạch tập huấn cho phổ cập viên và nông dân do Ban QLDA cấp huyện đề xuất.
3. Nhiệm vụ của các thành viên Ban QLDA tỉnh:
a/ Giám đốc dự án cấp tỉnh:
- Ban hành các văn bản hướng dẫn về quản lý và vận hành dự án phù hợp với điều kiện địa phương dựa trên quy chế chung của dự án đã ban hành.
- Chuẩn bị và tổ chức các hội thảo lập kế hoạch hàng năm.
- Xem xét và điều chỉnh kế hoạch nếu thấy cần thiết.
- Xem xét, duyệt báo cáo kỹ thuật và tài chính.
- Đảm bảo sự điều phối các hoạt động của dự án với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT tỉnh, huyện và các chương trình trong nước và Quốc tế.
- Tổng hợp báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án lên Ban QLDATW.
- Theo dõi, giám sát việc thiết lập và quản lý rừng trồng.
- Duyệt việc tạm đình chỉ hay đóng các sổ tài khoản tiền gửi.
b/ Phó Giám đốc dự án tỉnh:
- Giám đốc dự án tỉnh uỷ quyền cho Phó Giám đốc điều hành đối với tất cả các hoạt động có liên quan của dự án.
c/ Điều phối viên kỹ thuật tỉnh:
- Soạn thảo các quy định, hướng dẫn kỹ thuật.
- Chuẩn bị các tài liệu phổ cập.
- Điều phối giám sát và mua hạt giống, hoạt động vườn ươm, thiết lập và quản lý rừng trồng.
- Phối hợp giữa việc xây dựng kế hoạch quản lý tài nguyên rừng cấp thôn với các hoạt động vườn ườm.
- Lập kế hoạch và thiết lập các mô hình trình diễn và thử nghiệm.
- Giám sát các hoạt động quy hoạch sử dụng đất.
- Chuẩn bị các thống kê về kỹ thuật cuả dự án.
- Theo dõi và đánh giá các hoạt động hiện trường.
- Có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu chất lượng các công việc điều tra lập địa và đo đạc diện tích.
- Phối hợp với Điều phối viên tài chính và Điều phối viên kế hoạch đề xuất, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khoá đào tạo, tham quan do tỉnh tổ chức.
d/ Điều phối viên kế hoạch cấp tỉnh:
- Chuẩn bị và hoàn thiện các kế hoạch hoạt động dự án hàng năm và hàng quý. Trong đó bao gồm cả kế hoạch tập huấn và các hoạt động khác trong dịch vụ phổ cập cho toàn tỉnh gửi về Ban QLDATW;
- Xây dựng kế hoạch mua và cung ứng vật tư cho dự án;
- Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá cho dự án tỉnh;
- Chuẩn bị và tổ chức các khoá tập huấn trong lĩnh vực kế hoạch, giám sát và đánh giá và các khoá trong lĩnh vực quản lý dự án;
- Tổng hợp các số liệu thống kê của dự án tỉnh. Chuẩn bị các báo cáo tiến độ gửi về Ban QLDATW.
đ/ Điều phối viên tài chính cấp tỉnh:
- Thực hiện kế hoạch mua sắm tài sản cho dự án;
- Chuẩn bị các số liệu thống kê tài chính của dự án;
- Xây dựng kế hoạch tài chính dự án hằng năm và hằng quý;
- Đảm bảo sự điều phối với chi nhánh Ngân hàng NN &PTNT tỉnh, huyện.
- Chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của việc tính toán số tiền trong từng tài khoản của các hộ tham gia trồng rừng;
- Lập và tổng hợp danh sách các chủ tài khoản tiền gửi cá nhân
e/ Phụ trách kế toán dự án cấp tỉnh:
+Chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho việc quản lý tài chính dự án.
+Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc dự án, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ của phụ trách kế toán cấp trên và cơ quan tài chính thống kê cùng cấp.
+Chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của dự án tại tỉnh (bao gồm: Chi phí trực tiếp tại văn phòng Ban quản lý dự án tỉnh và các Ban quản lý dự án huyện) cung cấp thông tin tài chính kế toán và giúp lãnh đạo phân tích đánh giá điều hành dự án.
+Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực các số liệu kế toán tài chính trong báo cáo quyết toán thuộc khuôn khổ dự án đảm nhận.
+Định kỳ theo quy định lập báo cáo tình hình sử dụng kinh phí, báo cáo quyết toán gửi Ban quản lý dự án TW kèm theo bản Photo-copy chứng từ gốc.
+Phối hợp với bộ phận kế hoạch lập và triển khai kế hoạch tài chính dự án gồm: vốn viện trợ, vốn đối ứng trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
+Tổ chức tổng hợp và theo dõi việc mở tài khoản tiền gửi cá nhân các hộ dân tham gia dự án.
+Quản lý tài chính - kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và chế độ kế toán của nhà nước.
+Mở các sổ sách kế toán theo quy định của nhà nước;
+Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lệ của chứng từ gốc;
+Kiểm tra và ký trình lãnh đạo duyệt chi các khoản chi tiêu của dự án;
+Định kỳ kiểm tra, theo dõi việc ghi chép sổ sách kế toán của các Ban QLDA cấp huyện;
+Theo dõi việc chuyển tiền đến các Ngân hàng NN&PTNT tỉnh/huyện để mở các tài khoản tiền gửi cho các hộ. Tổng hợp việc rút tiền từ các TKTG cá nhân tại các chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện
+Tổng hợp báo cáo giải trình chi tiêu hàng quý và kèm theo kế hoạch kinh phí cho quý tiếp theo gửi lên Ban QLDATW.
+ Giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra và kiểm toán.