Điều 16. Tiến hành xây dựng kế hoạch hàng năm.
Xây dựng kế hoạch của dự án theo hệ thống kế hoạch hàng năm.
Căn cứ vào nội dung Hiệp định đã ký giữa Chính phủ nước CHXHCN Việt nam và Chính phủ CHLB Đức, Ban QLDA tỉnh lập dự thảo lần thứ nhất về kế hoạch dự án, trong đó phân rõ vốn tài trợ của Ngân hàng tái thiết Đức và vốn đối ứng xin chi ngân sách Nhà nước của tỉnh để trình Ban điều hành dự án tỉnh và Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp. (Bộ NN & PTNT).
Thời gian hoàn thành: trước 30 thàng 6 hàng năm.
Văn phòng Ban QLDATW, Ban điều hành dự án tỉnh có đại diện Sở Kế hoạch - Đầu tư, Sở Tài chính và cơ quan chủ quản dự án tỉnh (Sở NN & PTNT Bắc Giang, Quảng Ninh và Chi cục kiểm lâm Lạng Sơn ) xem xét các nội dung và chỉ tiêu cơ bản của bản dự thảo lần 1 về kế hoạch của dự án.
Thời gian hoàn thành: trước 15 tháng 7
Ban QLDA tỉnh cùng với các cơ quan chủ quản dự án tỉnh hoàn chỉnh bản kế hoạch của dự án (dự thảo lần 2) trình UBND tỉnh phê duyệt bằng văn bản và Sở KH&ĐT tổng hợp đưa vào kế hoạch chung của tỉnh.
Thời gian hoàn thành: trước 30 thàng 7
UBND tỉnh, Ban điều hành dự án tỉnh gửi công văn trích phần kế hoạch dự án tỉnh đã được phê duyệt về Bộ NN & PTNT/Ban điều hành dự án trung ương để Bộ NN & PTNT tổng hợp kế hoạch ngành gửi Bộ KH&ĐT và Bộ Tài chính.
Thời gian hoàn thành: cấp tỉnh trước 15 tháng 08 và cấp trung ương trước ngày 31 tháng 08.
Giai đoạn xây dựng kế hoạch hoạt động dự án (APO) theo kế hoạch của cơ quan tài trợ:
Trên cơ sở đánh giá, phân tích kết quả thực hiện kế hoạch 9 tháng và căn cứ Bản kế hoạch hoạt động dự án đã được UBND tỉnh phê duyệt (bước 3) tiến hành chi tiết hoá kế hoạch và điều chỉnh chỉ tiêu, xây dựng kế hoạch hoạt động dự án năm sau theo quy định của Hiệp định Tài chính dự án, đặc biệt lưu ý phần vốn đóng góp phía Đức và vốn đối ứng phía Việt Nam theo cam kết.
Trên cơ sở bản kế hoạch xây dựng ở bước 4 đã được tổng hợp gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính, Ban QLDA tỉnh xây dựng dự thảo kế hoạch hoạt động dự án, kèm theo nhu cầu ngân sách với các khoản mục chi đã quy định trong Quy chế quản lý tài chính dự án phân theo các biện pháp chính (Quỹ I) và biện pháp hỗ trợ tác nghiệp (Quỹ II) của dự án.
Thời gian hoàn thành: trước ngày 05 tháng10 trình Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp.
Ban QLDATW cùng Cố vấn trưởng dự án xem xét dự thảo kế hoạch và điều chỉnh nội dung, chỉ tiêu (nếu có). Ban QLDA tỉnh hoàn chỉnh bản kế hoạch hoạt động dự án để trình Trưởng Ban điều hành dự án tỉnh phê duyệt và gửi văn bản về Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp - Bộ NN & PTNT.
Thời gian hoàn thành: trước ngày 15 tháng 10
Ban quản lý dự các dự án Lâm nghiệp và Giám đốc dự án TW tổng hợp các bản kế hoạch hoạt động dự án tỉnh và của Ban quản lý dự án trung ương thành kế hoạch hoạt động chung của dự án để trình Bộ NN&PTNT và Ngân hàng tái thiết Đức.
Thời gian hoàn thành: trước ngày 25 tháng 10
Căn cứ thoả thuận về kế hoạch hoạt động dự án năm giữa Bộ NN&PTNT và Ngân hàng tái thiết Đức, Bộ NN&PTNT phê duyệt kế hoạch kèm theo thông báo chính thức về kế hoạch hoạt động dự án năm cho các Ban quản lý dự án tỉnh và Ban quản lý dự án TW gồm: nội dung hoạt động, khối lượng công việc và ngân sách.
Thời gian hoàn thành: trước ngày 15.11
Hàng năm Ban quản lý dự án tỉnh gửi về Ban quản lý dự án TW bản báo cáo sơ bộ ước thực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm vào ngày 10/5 và ước thực hiện kế hoạch cả năm vào ngày 10/12 đề xem xét điều chỉnh kế hoạch (nếu cần thiết) và làm cơ sở xây dựng kế hoạch năm sau.