Điều 4. Ban quản lý dự án TW
1. Tổ chức Ban quản lý dự án TW:
Ban quản lý dự án TW (Ban QLDATW) trực thuộc Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Ban QLCDALN) là bộ phận thường trực giúp việc cho Ban điều hành dự án TW tổ chức và quản lý thực hiện dự án. Ban quản lý dự án TW tổ chức hoạt động theo Quyết định số 144/1999/QĐ/BNN - TCCB ngày 15.10.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT về việc ban hành Quy chế về tổ chức hoạt động của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp.
Ban quản lý dự án TW gồm:
- Giám đốc Dự án, kiêm nhiệm
- Điều phối viên chính dự án, kiêm phụ trách kế hoạch và tài chính, chuyên trách
- Kế toán dự án, chuyên trách
- Cán bộ kỹ thuật dự án, chuyên trách
Và một số cán bộ kỹ thuật, kế toán và hành chính ...
2. Chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dự án TW:
- Ban QLDATW (BMZ No 98 66 781) có nhiệm vụ thường trực điều hành giải quyết mọi công việc liên quan đến các hoạt động đối nội, đối ngoại của dự án, nhằm đảm bảo thực hiện đúng các cam kết giữa 2 Chính phủ và kế hoạch đã được Ban điều hành dự án TW thông qua và trình Bộ phê duyệt.
- Ban QLDATW chịu sự quản lý của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Bộ Nông nghiệp và PTNT).
- Giám đốc dự án được đứng tên người được uỷ quyền của chủ tài khoản để giao dịch với Ngân hàng, Kho bạc và ký thừa uỷ quyền Trưởng ban quản lý các dự án Lâm nghiệp trong các văn bản do Ban phát hành có liên quan đến việc quản lý nội bộ dự án từ Trung ương đến Địa phương theo quy định của Nhà nước.
- Cố vấn trưởng người nước ngoài có chức năng tư vấn thực thi dự án theo đúng điều khoản đã ghi trong bản hợp đồng tư vấn đã ký ngày 03 tháng 04 năm 2000 giữa Ngân hàng Tái thiết Đức - với sự uỷ nhiệm Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - và Công Ty các dự án Nông nghiệp Đức (GFA).
- Xây dựng Quy chế tổ chức thực hiện dự án và Quy chế quản lý tài chính dự án, các định mức kinh tế kỹ thuật. Hướng dẫn các tỉnh dự án xây dựng kế hoạch, tổng hợp kế hoạch của các tỉnh, tổ chức hội nghị về kế hoạch, thông qua kế hoạch và trình Ban điều hành dự án. Hướng dẫn các tỉnh dự án thực hiện kế hoạch, giám sát đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Báo cáo việc thực hiện dự án hằng quý và hằng năm cho Ban điều hành dự án, Bộ NN & PTNT, KfW và các cơ quan liên quan.
- Tổ chức công tác kế toán dự án được thực hiện theo hình thức Ban quản lý dự án có phân cấp hạch toán độc lập (hình thức kế toán phân tán) theo hướng phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao cho các đơn vị trực thuộc.
- Giám sát quản lý tài chính và tổ chức thực hiện kiểm toán và thẩm định quyết toán hằng năm.
- Tổ chức kiểm tra và phúc tra: thiết kế, trồng rừng và chăm sóc. Kiểm tra định kỳ 3 tháng 1 lần các vườn ươm
- Tổ chức đào tạo/tập huấn cho các cán bộ nòng cốt của dự án. Xây dựng kế hoạch tập huấn cho cán bộ dự án. Duyệt nhu cầu và kế hoạch tập huấn và tham quan của cấp tỉnh. Hỗ trợ các tỉnh ký kết các hợp đồng giảng viên cho các khoá tập huấn. Tổ chức đi tham quan nước ngoài cho cán bộ dự án.
3. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban QLDATW:
a/ Giám đốc dự án TW:
-Đại diện thẩm quyền của Bộ NN & PTNT trong việc quản lý và điều hành dự án.
-Ban hành các văn bản hướng dẫn liên quan.
-Xem xét, phê duyệt các báo cáo định kỳ.
-Gửi các báo cáo cho các tổ chức liên quan (Bộ tài chính, Bộ kế hoạch và đầu tư, KfW...).
-Kịp thời thông báo về các văn bản pháp lý có liên quan đến quản lý dự án mà Chính phủ và các cơ quan tổng hợp nhà nước, Bộ NN & PTNTmới ban hành tới các cấp quản lý dự án.
-Xây dựng kế hoạch Quý và kế hoạch hàng năm.
-Tổ chức các cuộc họp Ban điều hành dự án.
-Tổ chức việc thiết lập cơ sở hạ tầng của dự án và đảm bảo tiến hành các hoạt động của dự án.
-Giám sát việc quản lý kỹ thuật và tài chính đối với các hoạt động dự án.
-Tổ chức việc thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá.
-Thoả thuận với Ngân hàng NN & PTNT về các điều khoản hợp đồng về quản lý tài khoản tiền gửi dự án.
- Đảm bảo việc điều phối các hoạt động dự án với các chương trình trong nước và Quốc tế khác.
b/ Điều phối viên chính dự án:
-Trợ giúp Giám đốc dự án TW, quản lý dự án trong các lĩnh vực liên quan.
-Lên các báo cáo tiến độ định kỳ.
- Xây dựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính hàng năm và điều phối tài chính.
c/ Cán bộ điều phối tài chính TW:
- Tổ chức và quản lý việc mua sắm xe cộ, thiết bị và vật tư:
- Giám sát việc thực hiện các hợp đồng dịch vụ và hàng hóa.
- Xây dựng kế hoạch tài chính cho các hoạt động dự án.
- Giám sát việc thực hiện hợp đồng với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về mở và quản lý tài khoản tiền gửi cá nhân.
d/ Kế toán dự án cấp TW:
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc dự án, chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng Tài chính kế toán Ban và Vụ Tài chính kế toán Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Điều hành toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kế toán tài chính chung trong toàn dự án, tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với đặc điểm của dự án tuân thủ hiệp định tài chính dự án đã được ký kết và chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực các số liệu kế toán tài chính trong báo cáo quyết toán thuộc khuôn khổ dự án đảm nhận.
- Chịu trách nhiệm về việc thực hiện công tác kế toán tại Ban quản lý dự án TW (hạch toán kế toán, mở sổ kế toán, theo dõi, lập báo cáo tài chính kế toán, lưu trữ và bảo quản chứng từ), kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của chứng từ gốc, đảm bảo tính chính xác của số liệu đã trình.
- Lập đơn hàng cho mua sắm trong và ngoài nước
- Căn cứ vào kế hoạch và tiến độ thực hiện dự án lập báo các hàng quý tình hình sử dụng kinh phí dự án và đơn gửi nhà tài trợ xin rút vốn bổ xung kinh phí dự án.
- Thực hiện việc giải ngân và hạch toán kế toán, tổ chức thẩm định báo cáo quyết toán tài chính hàng năm của các Ban quản lý dự án tỉnh, cùng với báo cáo quyết toán của Văn phòng Ban quản lý dự án TW, tổng hợp báo cáo quyết toán toàn dự án theo chế độ hiện hành của Nhà nước và yêu cầu của nhà tài trợ (Chính phủ Đức) được ghi trong hiệp định.
- Phổ biến kịp thời cho Ban quản lý dự án tỉnh, huyện các chế độ chính sách chi tiêu tài chính và các quy định về nghiệp vụ kế toán thống kê và thông tin kinh tế.
- Tổ chức công tác kiểm tra các Ban quản lý dự án tỉnh định kỳ và đột xuất theo quy định.
- Chịu trách nhiệm tổ chức tập huấn tài chính kế toán dự án phù hợp với hiệp định đã ký và chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.
- Đảm bảo việc chuyển tiền đến các tỉnh và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, theo dõi, kiểm tra việc chuyển tiền đến ngân hàng các tỉnh, huyện để mở các tài khoản tiền gửi cá nhân cho các hộ dân tham gia trồng rừng.
- Phối hợp với bộ phận kế hoạch lập và triển khai kế hoạch thực hiện dự án gồm: Vốn viện trợ, Vốn đối ứng trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Chỉ đạo công tác kế toán của các Ban QLDA cấp tỉnh/huyện
- Kiểm tra việc tính toán tiền trong các tài khoản tiền gửi mở cho dân tham gia trồng rừng.
- Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra nội bộ và kiểm toán.
đ/ Cán bộ kỹ thuật cấp TW:
- Tổ chức việc sản xuất các bản đồ còn thiếu.
- Phát triển các tiêu chuẩn chọn thôn và vùng tham gia dự án.
- Giám sát việc thực hiện quy hoạch sử dụng đất vi mô trong vùng dự án.
- Xem xét các báo cáo tiến độ hoạt động dự án cấp tỉnh
- Đánh giá nhu cầu đào tạo.
- Tổ chức và giám sát các khoá đào tạo và các chuyến đi tham quan khảo sát.
- Soạn thảo hướng dẫn xây dựng kế hoạch quản lý tài nguyên cấp thôn.
- Giám sát việc thực hiện các hoạt động kỹ thuật của dự án.
- Giám sát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng.
- Xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng cho dự án.
- Tổng hợp các báo cáo tiến độ của cấp tỉnh, chuẩn bị báo cáo kỹ thuật cấp TW.