Điều 27. Thủ tục trình văn bản, hồ sơ giải quyết công việc của các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện
1. Tất cả các văn bản, hồ sơ trình giải quyết công việc gửi đến Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải được số hóa và theo dõi trên Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh (trừ các văn bản, hồ sơ công việc có nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật; các văn bản, hồ sơ trình giải quyết công việc có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa...). Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý chặt chẽ cơ sở dữ liệu, văn bản đến, hồ sơ công việc theo đúng quy định của pháp luật và tổ chức lập danh mục văn bản, hồ sơ theo từng vấn đề, nội dung các cơ quan, đơn vị trình để theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý.
2. Các tờ trình, văn bản của các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải do cấp trưởng (hoặc ủy quyền cho cấp phó) ký, đóng dấu đúng thẩm quyền, đảm bảo thể thức ban hành văn bản theo quy định và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ theo thẩm quyền giải quyết (trường hợp cần gửi đến các cơ quan, đơn vị có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan, đơn vị đó ở phần nơi nhận văn bản). Cấp trưởng phải trực tiếp ký các văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh đối với các nội dung thuộc thẩm quyền xem xét, quyết định của Ban Cán sự đảng, tập thể Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc các nội dung lớn, phức tạp, quy định của pháp luật chưa rõ; nội dung còn có ý kiến khác nhau giữa các sở, ban, ngành, địa phương.
Người đứng đầu các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm trực tiếp, toàn diện về toàn bộ nội dung, chất lượng, tiến độ xây dựng đề án, văn bản của đơn vị mình tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành; Thủ trưởng đơn vị trình phải ký tắt vào các dự thảo văn bản cuối cùng tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành sau khi có sự trao đổi, thống nhất giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và đơn vị trình.
3. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan khác thì cơ quan chủ trì tham mưu phải chủ động lấy ý kiến; trong hồ sơ trình phải kèm theo ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan, đồng thời cơ quan chủ trì phải tổng hợp đầy đủ, trung thực, chính xác các ý kiến của cơ quan được xin ý kiến, các cơ quan được xin ý kiến nhưng chưa trả lời vào văn bản trình (hoặc bảng tổng hợp kèm theo văn bản trình); trường hợp cơ quan chủ trì có ý kiến khác với ý kiến của cơ quan được xin ý kiến thì phải giải trình, nêu rõ căn cứ, lý do. Cơ quan trình chịu trách nhiệm toàn diện về nội dung và hồ sơ trình.
4. Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc như sau:
a) Đối với các nội dung trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh mà theo quy định của pháp luật yêu cầu phải có hồ sơ kèm theo thì phải tuân theo quy định pháp luật đó;
b) Đối với các nội dung mà pháp luật chưa quy định về hồ sơ kèm theo thì tài liệu gồm: tờ trình của cơ quan trình; dự thảo văn bản (bao gồm cả văn bản trình Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Nghị quyết của Tỉnh ủy, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh…(nếu có)) bằng bản ký số hoặc bản giấy có ký tắt (đối với các trường hợp quy định gửi bằng bản giấy) và bản Word; báo cáo thẩm định của cơ quan chức năng (nếu có); ý kiến của các cơ quan liên quan đến vấn đề trình (nếu có); bản tổng hợp ý kiến và giải trình về những nội dung tiếp thu hay không tiếp thu ý kiến góp ý đối với dự thảo văn bản, nêu rõ lý do không tiếp thu (nếu có); các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
Tờ trình đề nghị ban hành các đề án, cơ quan chủ trì phải làm rõ, đánh giá được cơ sở thực trạng, những vướng mắc, bất cập trong thực tiễn; cơ sở chính trị, căn cứ pháp lý quy định nội dung (nêu cụ thể điều, khoản, văn bản quy định); tác động của đề án; thẩm quyền xử lý các thủ tục hành chính và tác động của các thủ tục hành chính đối với đề án có quy định về thủ tục hành chính; xác định chính xác thẩm quyền giải quyết công việc (nêu cụ thể điều, khoản, văn bản quy định) của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và của cơ quan liên quan (thẩm quyền quyết định, cho ý kiến của cơ quan Trung ương, Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh…); đề xuất các giải pháp, thẩm quyền xử lý và nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị, địa phương....; trong tờ trình phải khẳng định nội dung trình phù hợp với quy định của pháp luật. Trường hợp cơ quan trình nhiều phương án khác nhau thì phải nêu phương án chọn và có dự thảo văn bản kèm theo; dự thảo văn bản trình ký phải xác định đúng thẩm quyền ký (thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh…).
5. Đối với các văn bản, hồ sơ trình ban hành các văn bản có chứa nội dung thuộc bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật vẫn phải đảm bảo các thành phần hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Điều này; cơ quan trình phải xác định độ mật của văn bản tham mưu ban hành, nêu rõ căn cứ xác định độ mật (điều, khoản, văn bản quy định); quá trình soạn thảo, lấy ý kiến, gửi, nhận, quản lý hồ sơ phải tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.
6. Người đứng đầu các cơ quan được đề nghị phối hợp, cơ quan thẩm định có trách nhiệm cử người đủ thẩm quyền, có trách nhiệm, năng lực tham gia trong quá trình soạn thảo đề án, dự thảo văn bản theo đề nghị của cơ quan chủ trì; thực hiện công việc được giao, bảo đảm chất lượng, đúng thời hạn quy định; các ý kiến tham gia phải viện dẫn đầy đủ lý do, cơ sở chính trị, căn cứ pháp lý, cơ sở thực tiễn; văn bản thẩm định, cho ý kiến phải có quan điểm cụ thể khẳng định đủ điều kiện hay không đủ điều kiện trình phê duyệt.
7. Các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm phối hợp, cung cấp đầy đủ, kịp thời hồ sơ, thông tin, dữ liệu trong quá trình xử lý hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của Quy chế này và theo yêu cầu của lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc đề nghị của cơ quan thẩm định, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
8. Đối với các cơ quan, tổ chức không thuộc hệ thống hành chính nhà nước thì thực hiện thủ tục gửi văn bản theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư. Cơ quan, tổ chức nước ngoài có thể thực hiện thủ tục gửi công văn theo thông lệ.